Stop ai rimborsi chilometrici da registrare ogni mese

Rimborsi chilometrici da registrare ogni mese?

Una delle esigenze riscontrate nella maggior parte delle realtà aziendali è sicuramente relativa alla gestione del flusso nota spese dei dipendenti. La registrazione mensile di scontrini, fatture e rimborsi chilometrici viene gestita tramite la raccolta cartacea dei documenti giustificativi o, in alcuni casi, scansionando scontrini e fatture che vengono poi inviati via email all’ufficio amministrativo.

Grazie ad Arxivar e l’interconnessione con Fees, applicazione smartphone che permette la digitalizzazione dei documenti cartacei  in modo semplice ed ottimizzato, il flusso di raccolta e gestione delle note spese diventa immediato ed efficiente.

Realizzazione

Per permettere al reparto amministrazione dell’azienda un controllo capillare del processo nota spese,abbiamo integrato l’applicazione FEES PRO con Arxivar.

Dal pannello di gestione dell’applicazione è possibile configurare le categorie in cui raggruppare le spese mensili e definire i metodi di pagamento, carta di credito, contanti, bonifico o qualsiasi altra metodologia.

L’utente potrà fotografare gli scontrini direttamente dal proprio smartphone, tramite applicazione Fees. In questo modo il sistema OCR presente nell’app scansionerà lo scontrino e salverà le informazioni dopo che l’utente avrà selezionato la categoria ed il metodo di pagamento.

Tutti i dati sono interpretati in modo istantaneo, consultabili in una dashboard intuitiva ed esportabili, per poter essere poi trasmessi ad Arxivar.

Una volta al mese, l’utente dovrà inviare dall’applicazione il report mensile della nota spese.

Non sarà necessaria alcuna azione aggiuntiva da parte del dipendente. Da questo momento, il flusso viene gestito in modo del tutto automatico da Arxivar.

Arxivar monitorerà la mail su cui arriverà questo report e, dopo averlo elaborato, lo importerà creando il documento del rimborso spese del mese ed invierà al reparto amministrazione un modello PDF compilato con il dettaglio delle informazioni del rimborso spese ed i relativi scontrini.

In cosa consiste l’integrazione tra i due sistemi?

Una volta che tutti i documenti facenti parte della nota spese vengono inviati ad Arxivar, sarà il sistema stesso di Arxivar a suddividere le spese nel mese corretto basandosi sulla data dello scontrino ed eseguendo  la compilazione della nota spese mensile riepilogativa.

Risultati

• Compilazione automatica della nota spese. Questo significa che il reparto amministrazione di ogni azienda risparmia circa 4 ore a settimana per la raccolta e gestione di scontrini e giustificativi;
• Semplicità di inserimento delle spese da parte del lavoratore;
• Remind automatico per la data di chiusura dei rimborsi;
• Analisi precisa dei costi aziendali, grazie ad un monitoraggio di tutte le informazioni delle spese effettuate.