Tutti i vantaggi dell’integrazione tra centralino VoIP e gestionale aziendale

Agevola lo scambio di informazioni interne connettendo il centralino VoIP al tuo software gestionale 

Come funziona un centralino VoIP 

Il centralino VoIP (voice over IP) utilizza la connessione internet per effettuare e ricevere chiamate, eliminando i costi della linea fissa tradizionale e consentendo una maggiore flessibilità di utilizzo. Con il protocollo VoIP, il centralino aziendale può essere utilizzato in qualsiasi luogo che abbia accesso a internet, anche all’estero o fuori ufficio. Come in tutti i centralini, a ogni dipendente viene assegnato un interno - il numero VoIP - utilizzabile sia in ufficio su un telefono IP, sia su smartphone e computer tramite apposita applicazione. In questo modo i dipendenti in smartworking, così come i tecnici che effettuano interventi sul territorio, possono effettuare chiamate dal numero aziendale (o videochiamate) senza essere costretti a utilizzare il loro numero privato.

I centralini VoIP consentono le classiche funzioni tradizionali come la segreteria personalizzata, l’inoltro o il trasferimento di chiamata, unite a ulteriori funzionalità adattabili alle nuove esigenze aziendali. Oggi, la maggior parte dei centralini VoIP moderni supporta l’integrazione CTI (computer telephony integration), grazie alla quale ogni utente può controllare il proprio interno anche da pc o telefono, tramite un’interfaccia semplice e intuitiva. Questo permette per esempio di:

• verificare il registro delle chiamate ricevute ed effettuate, anche a distanza nel tempo tramite appositi filtri, per non perdere nessun dato fondamentale;

• verificare lo stato di tutti gli interni aziendali, se sono disponibili o già occupati con un’altra chiamata, per sapere quando contattare un collega di cui si ha bisogno;

• effettuare l’inoltro delle chiamate dal proprio numero a un altro, per esempio quando si è in ferie o irreperibili per vari motivi, con dei semplici passaggi.

Cosa significa effettuare l’integrazione tra centralino e gestionale 

È soprattutto attraverso l’interconnessione tra il centralino e il software gestionale aziendale che è possibile sfruttare al massimo le potenzialità del centralino VoIP. Integrare i due sistemi significa condividere i dati del gestionale con il centralino, e avere quindi accesso alle informazioni sui clienti chiamati direttamente dalla schermata del centralino. L'obiettivo dell'integrazione è consentire una comunicazione fluida e un flusso di dati senza soluzione di continuità tra il centralino e il software gestionale, con il risultato di ottimizzare i processi aziendali.

I vantaggi dell’interconnessione centralino-gestionale

Con il collegamento al gestionale, ogni volta che arriva la chiamata di un numero registrato in anagrafica sarà possibile vedere tutte le informazioni disponibili sul chiamante in tempo reale dal centralino: chi è, a quale azienda appartiene, quale tipo di contratto ha stipulato, se ha effettuato degli ordini, se ha degli insoluti, ecc. Dal centralino, inoltre, si può visionare anche lo storico chiamate del cliente, oppure inserire delle note accessibili anche ai propri colleghi con informazioni importanti. Chi risponde avrà direttamente sotto mano i dati del cliente, sempre aggiornati e sincronizzati con il gestionale, senza dover perdere tempo a cercarli. 

Impostando delle regole specifiche, il centralino è anche in grado di utilizzare le informazioni del gestionale per filtrare il numero chiamante (per esempio in funzione della tipologia di contratto) e scegliere in modo intelligente a quale operatore o ufficio instradare la chiamata. In questo modo è possibile per esempio gestire l’assistenza a contratto o fuori orario: in base alla tipologia di contratto stipulata dal cliente, il centralino inoltrerà la chiamata alla persona reperibile oppure farà partire la segreteria.

In conclusione, l’integrazione tra centralino VoIP e gestionale permette di migliorare il flusso della comunicazione con i clienti, nonché di gestire e condividere i dati relativi a queste comunicazioni all’interno dell’azienda.

Ma come si effettua l’integrazione tra i due sistemi? In qualità di partner Nethesis, noi ti proponiamo NethVoice, il centralino VoIP in grado di supportare l’integrazione con gestionali, CRM, sistemi di telemarketing ed e-commerce.