Consulente privacy: esperto qualificato per la privacy aziendale
Il consulente privacy è un professionista qualificato per supportare le aziende nella gestione e protezione dei dati sensibili. La privacy è un tema complesso che richiede una valutazione attenta e una gestione adeguata da parte dell’azienda. La mancata conformità alle normative sulla privacy comporta rischi legali e reputazionali. Tuttavia, molto spesso le organizzazioni non hanno al loro interno figure esperte per assolvere a questo compito.
Il consulente privacy svolge consulenze essenziali per aiutare le imprese a navigare nel panorama normativo regolato dal GDPR europeo. Cosa fa esattamente il consulente per la privacy? E come si svolge una consulenza? In questo articolo, vediamo come si svolge una consulenza privacy in azienda e come essa è un valido strumento per aiutare le aziende a essere conformi.
Il lavoro del consulente privacy: cosa fa e come si svolge una consulenza
L’obiettivo del consulente per la privacy è valutare quali dati sono trattati all’interno di un’azienda, dove e in che modalità sono conservati e chi vi può accedere, con il fine di aiutare l’azienda ad avere un trattamento dati corretto e rispettoso della privacy e dell’integrità delle persone coinvolte. Vediamo nel dettaglio in quali step consiste la consulenza.
1 – Identificare l’elenco trattamenti
Ogni azienda o libero professionista raccoglie dati su persone fisiche e/o giuridiche, differenti a seconda della tipologia e del settore di lavoro. Il consulente deve stabilire in sinergia con l’azienda quali sono i trattamenti trattati. Può sembrare un gioco di parole, ma definire i trattamenti è la parte cruciale della consulenza privacy. I trattamenti sono tutti i dati raccolti e conservati nell’ambito di varie operazioni (acquisti, vendite, prestazioni di servizi, sistemi di videosorveglianza, ecc.). Anche i dati dei dipendenti e i dati personali contenuti nei curriculum rientrano nei trattamenti dell’azienda.
Il lavoro del consulente è individuare quali dati tratta il suo cliente, per cosa questi dati sono utilizzati, come e per quanto sono conservati e se sono o meno condivisi con terze parti.
2 – Analizzare la struttura aziendale: sedi, uffici e archivi
Durante la consulenza per la privacy vengono censite le sedi, gli uffici e gli archivi, sia cartacei che virtuali, dove sono scritti e memorizzati i dati. Il consulente deve sapere anche quali sono i protocolli di sicurezza messi in atto in ogni sede, ufficio e archivio (dalle porte blindate ai sistemi di backup e disaster recovery). In generale, vanno tracciati tutti i protocolli di sicurezza implementati all’interno di un’azienda per proteggere i dati e garantirne il ripristino in caso di incidenti o perdite. Questo serve per verificare se nei sistemi di sicurezza ci sono delle lacune che l’azienda dovrebbe colmare al fine di fare tutto il necessario per proteggere l’integrità e la sicurezza dei dati.
3 – Stabilire il titolare dei trattamenti
Il primo titolare dei trattamenti è il titolare dell’azienda che ha la responsabilità di supervisionare come vengono trattati tutti i dati all’interno dell’azienda.
Occorre poi stilare l’elenco dei dipendenti e dei responsabili esterni, ossia coloro che pur non facendo parte dell’azienda hanno parzialmente accesso ad alcuni dati (medico del lavoro, commercialista, tecnico, ecc.), per stabilire con esattezza a quali dati accede ogni dipendente o esterno.
4 – Redigere le informative di trattamento dati
Al termine della consulenza, vengono generate le informative di trattamento dati per ogni persona fisica o giuridica che entra in contatto con l’azienda: i fornitori, gli acquirenti/clienti, i professionisti esterni, gli utenti che navigano sul sito web e i dipendenti. Per ciascuno, l’informativa stabilisce sia quali dati dell’azienda la persona fisica/giuridica è tenuta a vedere, sia quali dati l’azienda può raccogliere e conservare sulla persona e per quale finalità. Il consulente privacy si dovrà occupare di fornire insieme alle informative anche una guida su come utilizzarle e conservarle.
Scegli un consulente privacy per la tua azienda
Quando l’azienda gestisce una grande quantità di dati personali e non possiede al suo interno le competenze specifiche per la gestione della privacy, il nostro consiglio è quello di rivolgersi a un consulente per la privacy esterno, che aiuti l’azienda a trattare i dati di cui entra in possesso nel modo giusto.
Hai bisogno di aiuto per gestire la privacy all’interno della tua azienda? Vuoi assicurarti di essere GDPR compliance? Investire in una consulenza privacy non solo protegge l’azienda da sanzioni legali, ma contribuisce anche a costruire la fiducia dei clienti e a preservare la reputazione aziendale.
Scegli i nostri consulenti privacy per valutare e migliorare le tue pratiche di gestione dei dati, affinché le tue operazioni siano allineate alle normative.