Quando scrivi un'email a qualcuno lo fai in modo che sia efficace?

Qualsiasi forma di comunicazione, anche quella ad un collega, deve essere efficace per raggiungere il tuo scopo: focalizzare l’attenzione ed essere capito.

Prima pensa poi scrivi la tua email

Innanzitutto, devi riuscire a entrare nella mente del lettore, provando a tenere conto di come leggerà le tue email e di cosa ne ricaverà, piuttosto che il modo in cui l’email può portare vantaggio alla tua azienda o al progetto che stai sviluppando e per cui ti serve una risposta da un collega.

L'oggetto della mail

Questa è la parte dell’email che attirerà tutta l’attenzione dei lettori. Quindi, la prima cosa che devi fare è promettere che l’email porterà qualcosa di buono. Quali contenuti hai incluso in questa email e cosa c’è di utile per il tuo lettore una volta aperta?

Questo non vale solo per le comunicazioni ai clienti, ma anche per quelle che scambi con colleghi e collaboratori.

Puoi scegliere un oggetto che denoti una comunicazione personale. Usare sempre e solo 3 o 4 parole o una formattazione particolare (maiuscole o minuscole ad esempio).

Hai bisogno di qualcosa che si distingua dal resto delle email nella casella di posta in arrivo.

Il corpo della mail

Le prime righe ormai si sa, fanno la differenza in qualsiasi tipologia di comunicazione scritta, quindi anche nelle email.

Inserisci una curiosità o la massima utilità del tuo messaggio nelle prime due righe.

Esprimi il tuo concetto con frasi e paragrafi brevi, chiari e vai dritto al punto. Ricorda di mantenere la scrittura il più naturale possibile. Se il messaggi olo permette, inserisci facilitatori cognitivi come schemi, immagini esempi, narrazioni, ecc.

Infine, aggiungi un reminder del concetto chiave che vuoi comunicare, se la mail si sviluppa con un testo argomentativo. 

Chiudi lasciando qualcosa in cambio - se sono email destinate a potenziali clienti o clienti

Se lo scopo delle tue comunicazioni è quello di portare un utente ad acquistare un tuo prodotto o servizio, coltiva la relazione non proponendo subito l’acquisto, ma regalando qualcosa che gli faccia percepire il valore che hai e che rende la tua soluzione la migliore sul mercato.

Un cliente persuaso del tuo valore è un cliente fedele.