Trattativa commerciale: automatizzazione del processo
Dal primo appuntamento alla creazione del preventivo
ESIGENZA
L’esigenza è quella di automatizzare l’intero processo di gestione del cliente e dei lavori, dal primo incontro con il potenziale cliente, alla generazione del preventivo fino alla creazione del progetto di lavoro.
In questo modo tutte le funzioni aziendali ricevono le informazioni necessarie in un flusso di ingresso e gestione dei clienti e dei progetti ad essi correlati in modo ordinato e consequenziale. Tutte le informazioni e i documenti sono gestiti in un unico spazio di lavoro.
REALIZZAZIONE
La realizzazione del workflow si concretizza in tre partizioni.
Gestione della trattativa
Le figure commerciali hanno la possibilità di inserire un documento con tutti gli elementi necessari di una trattativa fin dall’inizio, comprensivo di dettagli, data e ora degli appuntamenti e i giorni di preavviso per un remind sia tramite notifica all’interno di Arxivar, sia via email, con promemoria della data e riepilogo della trattativa in corso.
L’appuntamento appare in automatico nel calendario integrato all’interno di Arxivar e consultabile tramite apposita sezione, condivisa con tutti gli utenti interessati nel processo.
Al termine di ogni appuntamento, la figura commerciale inserisce l’esito della visita.
Preventivazione
Sulla base degli elementi della trattativa, è possibile predisporre una proposta di preventivo parzialmente precompilata dalle informazioni derivanti dalla gestione della stessa.
Il preventivo viene completato manualmente da chi di competenza con le informazioni integrative e poi finalizzato. Si genera così un pdf pronto per essere consegnato al cliente.
Una volta presentato al cliente, viene inserito l’esito del preventivo: accettato, rifiutato o rispedito in modifica.
Creazione del progetto di lavoro
In automatico, una volta accettata la proposta esito della trattativa, viene attivato un task per la creazione del progetto, notificato via email al destinatario predefinito fin dall’inizio e responsabile del progetto.
A questo punto, viene generata una maschera di inserimento dati quali il valore monetario del lavoro e il tempo necessario per lo svolgimento.
Il tempo di realizzo verrà scalato in automatico all’inserimento di un rapportino di intervento, così da avere sempre sotto controllo l’avanzamento dei lavori.
Nel caso in cui il progetto richieda più tempo del previsto, all’esaurimento del monte orario inserito nel progetto, il responsabile viene notificato tramite email.
RISULTATI
I risultati ottenuti dall’adozione di un flusso di gestione della trattativa commerciale, alla generazione del preventivo e creazione del progetto di lavoro sono:
- migliore organizzazione delle risorse e delle mansioni di competenza
- il passaggio delle informazioni è automatico ed evita perdite di tempo e falle nella comunicazione
- ogni parte del flusso è visibile e monitorabile (es. trattativa in corso, conclusa, preventivi accettati o rifiutati, ecc.)
- accentramento dei documenti e delle informazioni in un solo spazio accessibile a tutti gli utenti abilitati
- velocizzazione del processo e controllo costante sull’avanzamento del flusso di lavoro.