AI
Un portale e-commerce B2B dove i clienti inoltrano in autonomia gli ordini
Tremand S.r.l.
Tecnologie e prodotti per l’igiene
Software
L’azienda
Tremand fornisce alle aziende una combinazione di tecnologie innovative e prodotti mirati per la pulizia e l’igiene. L’esperienza e il know-how sviluppati in 40 anni di attività del titolare consentono a Tremand di offrire soluzioni adatte a ogni tipo di problematica o imprevisto. La sua mission è fornire un servizio di qualità, supportando gli addetti ai lavori nella scelta e nell’utilizzo dei macchinari e dei prodotti, anche tramite corsi di formazione per il personale addetto.
La sfida
Tremand si distingue per un servizio completo e funzionale ai propri clienti, secondo alti standard di qualità. Nell’ottica di migliorare ulteriormente il proprio servizio, ha deciso di implementare sul proprio sito un portale e-commerce B2B riservato ai propri clienti per facilitare e automatizzare il processo di raccolta degli ordini. La soluzione ha previsto quindi la realizzazione di un e-commerce collegato al gestionale in uso presso l’azienda.
La Soluzione
Piattaforma e-commerce B2B
La prima fase del progetto riguarda la messa a punto della piattaforma online (tremandshop.com) dove i clienti di Tremand possono procedere all’inoltro degli ordini in autonomia. La piattaforma ha 3 livelli di utenza, modellati sulle specifiche esigenze di Tremand.
- Livello 1 “Amministratore globale”: il superuser è Tremand, che gestisce le utenze dei clienti e approva gli ordini. L’ordine inviato dal cliente non parte in automatico, prima di essere evaso viene approvato da Tremand, che ha anche la possibilità di apportare delle modifiche.
- Livello 2 “Capo Cantiere Cliente”: l’utenza del cliente ha due livelli, il più alto è il Capo Cantiere, una specie di amministratore generale. Questo è valido soprattutto per le aziende che hanno più sedi, quindi che fanno ordini di prodotti diversi con indirizzi di destinazione diversi. Il Capo Cantiere non si occupa direttamente di fare gli ordini, ma può vedere gli ordini di tutte le sedi ed eventualmente impostare anche un budget massimo per gli acquisti che le sottoaree devono rispettare.
- Livello 3 “Agente”: l’utente autorizzato all’acquisto. Ossia la figura, per ogni sede, che procede all’inoltro dell’acquisto rispettando il budget stabilito dal Capo Cantiere.
La personalizzazione del portale nei confronti dei clienti di Tremand è massima. Per ogni utenza cliente creata dall’Amministratore Globale Tremand, vengono caricati in automatico a portale non soltanto i dati anagrafici e di fatturazione, ma anche un listino prodotti personalizzato per il cliente. Questa soluzione rispecchia la modalità di gestione di Tremand nei confronti dei propri clienti, che prevede un listino personale sulla base della tipologia di azienda e delle esigenze di acquisto. Il listino prodotti è visibile al Capo Cantiere, che poi può scegliere a sua discrezione quali prodotti abilitare all’acquisto per le varie sedi. Il vantaggio è che tra la vasta offerta di prodotti e macchinari forniti da Tremand, l’azienda cliente è facilitata dal fatto di vedere nella propria area personale solo i prodotti che le interessano o che ha già acquistato.
La nuova sezione e-commerce del sito di Tremand è visibile a chiunque, tutti i prodotti sono visibili e navigabili per categorie e sottocategorie. Solo gli utenti abilitati all’accesso – i clienti di Tremand – possono entrare nell’area personale e avere a disposizione un listino prodotti personale per procedere all’acquisto.
L’integrazione tra la nuova piattaforma e-commerce e il gestionale consente uno scambio di dati tra i due sistemi. Il motore di e-commerce scelto (WooCommerce) e il gestionale già in uso da Tremand sono stati collegati tramite il software documentale Arxivar.
Per configurare in WooCommerce una nuova utenza cliente, Tremand inserisce il codice fiscale dell’azienda. In automatico, dal software gestionale vengono importati tutti i dati (anagrafica, listino prodotti e sedi) associati a quel codice fiscale. L’integrazione prevede che una volta al giorno vengano aggiornati i dati, quindi eventuali modifiche nel gestionale saranno registrate anche nell’utenza di WooCommerce.
Come detto sopra, l’accesso del cliente si divide in “Capo Cantiere” e “Agente”. I due accessi hanno funzionalità diverse che si rispecchiano anche in un’interfaccia utente diversa:
- il “Capo Cantiere” accede ad Arxivar tramite Frontendly. Frontendly è l’interfaccia personalizzabile di Arxivar, firmata Noratech, configurata per facilitare la navigazione del Capo Cantiere. È infatti il Capo Cantiere che all’interno della sua utenza si occupa di creare i sottolivelli degli Agenti, associando a ogni destinazione importata dal gestionale i prodotti acquistabili e il nominativo abilitato all’acquisto.
- Il sottoutente “Agente” accede invece direttamente a WooCommerce, dove può procedere all’ordine. Tutti i dati di fatturazione, spedizione e pagamento sono già preinseriti grazie all’integrazione con il gestionale.
L’ordine inviato dall’Agente viene salvato in Arxivar, che – in quanto gestore di processi aziendali – archivia il file dell’ordine e funziona da ponte tra WooCommerce e il gestionale. Tremand visiona e approva in Arxivar l’ordine. A seguito dell’approvazione, le specifiche dell’ordine vengono registrate automaticamente nel gestionale, dove viene tracciato poi tutto il successivo flusso di spedizione e consegna.
I Risultati
Automatizzare il processo di inoltro e ricezione degli ordini
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Un portale e-commerce B2B che facilita la comunicazione e lo scambio di informazioni tra Tremand e i suoi clienti. I clienti effettuano in autonomia gli ordini, con una forte componente di automazione che velocizza l’intero processo.
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Funzionalità B2B come il listino prodotti personalizzato e le condizioni commerciali sono completamente integrate dal gestionale.
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La piattaforma e-commerce è pensata per agevolare l’utilizzo da parte dei clienti, con due livelli di utenza (Capo Cantiere e l’Agente) che hanno differenti permessi.
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L’interconnessione tra e-commerce e gestionale registra in automatico i dettagli degli ordini nel gestionale, evitando il ricarico manuale. Gli uffici competenti hanno visione completa dell’ordine nel gestionale e possono procedere alla sua evasione e consegna.
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L’inserimento automatico dell’ordine nel gestionale va a impegnare la merce sul magazzino di Tremand, dove poi vengono gestite le scorte e il riordino dei prodotti.
