Conservare i documenti aziendali a norma: come?
Conservare i documenti aziendali nel modo corretto non solo garantisce la conformità alle normative vigenti, ma rappresenta anche una componente essenziale per la sicurezza e l’efficienza operativa di aziende e professionisti. In questo articolo vediamo non soltanto quali sono i documenti da conservare, ma anche quale soluzione per la conservazione documentale proponiamo ai nostri clienti: il software per la gestione documentale ARXivar.
La conservazione dei documenti
La conservazione dei documenti è il processo di archiviazione e mantenimento di documenti per un periodo di tempo stabilito, tale per cui venga garantita l’integrità, l’autenticità e l’accessibilità del documento. Questo processo è fondamentale per garantire la conformità legale, facilitare la gestione delle informazioni e proteggere i dati sensibili. Non si tratta quindi solo di adempiere a dei requisiti legali. In gioco c’è anche l’efficienza operativa di un’azienda e la facilità di accesso alle informazioni e ai dati storici.
Gestire in modo sistematico i documenti ne facilita la ricerca e l’utilizzo. Inoltre, contribuisce a proteggere i documenti sensibili da accessi non autorizzati, perdite o danneggiamenti.
Conservare i documenti: sì, ma quali?
La gestione documentale aziendale è regolamentata da varie normative italiane ed europee che stabiliscono quali documenti devono essere conservati, per quanto tempo e in che modo.
Tra i documenti che è essenziale conservare si trovano:
- Documenti fiscali e contabili: fatture attive e passive, registri contabili, dichiarazioni fiscali, registri IVA, che devono essere conservati per almeno 10 anni, come previsto dalla normativa fiscale italiana.
- Documenti aziendali e societari: bilanci, relazioni annuali, verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione, statuti e regolamenti interni, anche questi da conservarsi per 10 anni.
- Contratti e accordi: contratti di lavoro, accordi commerciali, contratti di fornitura e altri documenti legali.
- PEC: da conservare in modo digitale con sistemi che ne garantiscano l’integrità per 10 anni.
Come conservare i documenti con ARXivar
ARXivar è la soluzione per conservare i documenti aziendali. Si tratta di un software di gestione e archiviazione documentale progettato per semplificare processi aziendali. Utilizzando ARXivar, le aziende usufruiscono della conservazione sicura e conforme dei documenti, beneficiando di funzionalità avanzate per l’organizzazione e l’accesso alle informazioni.
I vantaggi di Arxivar:
- archiviazione sicura dei documenti in ambiente sicuro da manipolazioni;
- integrazione con il gestionale o altri software usati per mandare in archiviazione e conservazione i documenti in automatico;
- facilità di accesso alle informazioni e ai documenti archiviati tramite filtri di ricerca.
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