Dal 1 gennaio 2019 la tua azienda, tranne casi specifici e residuali, è tenuta alla fatturazione elettronica e alla conseguente conservazione a norma delle fatture elettroniche.

Dal 1 gennaio 2022 c’è un altro obbligo, stabilito dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) di nominare un responsabile della conservazione di questi documenti digitali. Questa figura, che può essere interna o esterna all’azienda, oltre alle responsabilità personali in tema di conservazione dei documenti previsti (appunto come le fatture elettroniche, ma vedremo che non sono le sole), ha anche il compito di redigere e mantenere aggiornato il manuale della conservazione, dove sono riportate le classi documentali che la tua azienda archivia, la loro periodica revisione e aggiornamento.

Il codice civile, all’articolo 2220 prevede sia conservata tutta la documentazione commerciale, ivi compresi gli scambi di comunicazioni commerciali con clienti e fornitori, quindi ordini, conferme d’ordine, offerte, conferme relative, i documenti di trasporto, ma anche le PEC e le comunicazioni in genere.

Non ti sto ancora parlando di conservazione digitale a norma. PEC escluse, tutto il resto puoi anche conservarlo cartaceo.

L’art.2214 obbliga a conservare il libro giornale, il libro degli inventari e altre eventuali scritture previste dalla natura della tua azienda.

Perché la conservazione a norma è importante

La PEC ha introdotto un vantaggio enorme. Semplificando, oggi puoi mandare comunicazioni con lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno a un costo irrisorio e senza doverti recare in un ufficio postale.

Le PEC vengono inviate con un certificato emesso dal vendor del servizio che, per sua natura, ha validità di due anni dall’emissione. Quindi, per andare senza troppa complicazione sul tema legale, se nella PEC stai facendo valere un tuo diritto e vuoi che mantenga la sua opponibilità a terzi per i tempi previsti dalla legge, ad esempio dieci anni, devi conservare la PEC e le sue ricevute a norma. Non basta tenerle in Outlook o nel sito del vendor della PEC. Non è conservazione a norma.

Se porti una PEC non conservata a norma in giudizio, la controparte può eccepire l’inopponibilità per decorrenza dei termini di validità del certificato di emissione. Questo ai sensi dell’articolo 2710 del codice civile.

Il mio scopo non è ammorbare con temi giuridici, ma mostrarti come questi temi introducano per te un vantaggio economico e di efficienza. 

Come ricordavo sopra, da otto anni conservi a norma, obbligatoriamente, le fatture elettroniche. Dal 1 gennaio 2022 dovresti aver nominato un responsabile della conservazione (esterno o interno alla tua azienda), che deve aver redatto il manuale della conservazione e lo mantiene aggiornato. Se non lo hai fatto, sei passibile di sanzione, ma io credo che partire dall’impianto sanzionatorio per motivare la ragione di una norma, sia avvilente e deleterio. Preferisco parlarti dei vantaggi che ti offre la conservazione a norma in termini di efficienza e risparmio (di tempo e di soldi, per diretta conseguenza). Di sanzioni non te ne parlo proprio. Non svaligiamo banche non perché rischiamo la galera, ma perché abbiamo un impianto di valori. Qui è la stessa cosa. Adempio perché ne vedo il senso logico, non solo l’obbligo e la sanzione.

I vantaggi della Conservazione a norma

Se conservi a norma le PEC e tutta la documentazione fiscale vista sopra, questi sono i vantaggi immediati che hai:

1. La piena opponibilità ai terzi, sempre, dei tuoi documenti e dei diritti che vi insistono (non è cosa da poco).
2. Puoi ricercare i documenti come si conviene a un’azienda moderna, non mandando i propri colleghi (che hanno competenze elevate ed è bene facciano il loro lavoro) come minatori in archivio a buttare ore nel cercare carte che a volte sono finite nel fascicolo sbagliato o perse del tutto. Qui hai un risparmio doppio, di tempo di classificazione e di ricerca. 
3. La non sanzionabilità. Ok che non ti ho parlato di sanzioni, ma il fatto di non rischiare di incorrervi è un vantaggio economico e di tempo doppio (mancata sanzione e mancati costi di tutela legale per difenderti).

Il ruolo del Responsabile della conservazione

Passo al tema del Responsabile della conservazione. Potresti averlo nominato interno all’azienda (magari hai nominato te stesso per non scaricare le responsabilità su un dipendente, che difficilmente si assumerebbe). E magari hai preso un modello di manuale della conservazione trovato online e arrangiato ai tuoi bisogni, che periodicamente magari ti ricordi di aggiornare.

Qui hai ampie marginalità di efficientamento e risparmio perché esternalizzando il servizio impieghi il tuo tempo o quello dei tuoi dipendenti in attività ad alto valore aggiunto per la tua azienda.

Noratech offre il servizio di responsabile della conservazione, con redazione e mantenimento del manuale della conservazione, ma nel servizio offre anche un’analisi periodica di quali altri documenti potresti o dovresti conservare a norma, in ottica sempre di efficientamento e risparmio di tempo e denaro.

La mia ti può sembrare una mera affermazione commerciale, ma io so che offriamo un servizio di valore, fondato su competenze giuridiche certificate e su competenze specifiche in materia di conservazione e dimostrabili obiettivamente, così che la responsabilità sia in capo a noi, tu e i tuoi collaboratori possiate fare il vostro lavoro senza fare i minatori e senza sobbarcarvi il dovervi improvvisare esperti o conoscitori di norme più o meno complesse del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Spero di aver acceso la curiosità su una conservazione corretta dei documenti e sul fatto che sia una chiave di efficientamento e possibile risparmio, non una seccatura.

Se non hai adempiuto e ti ho messo la proverbiale pulce nell’orecchio e credi che possiamo esserti di supporto, chiedere non costa nulla e rispondere è cortesia. Le domande non le addebitiamo 🙂

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