Nel contesto attuale, in cui la maggior parte della comunicazione aziendale avviene via e-mail o PEC, e il cartaceo non è ancora del tutto scomparso, è fondamentale comprendere quali obblighi giuridici gravano sull’impresa in materia di conservazione a norma delle PEC e, in modo più esteso, di tutta la corrispondenza aziendale. Conservare in modo corretto la documentazione non è solo un’esigenza organizzativa, ma un dovere legale con impatti in ambito civile, fiscale e amministrativo.

Conservazione delle PEC e della corrispondenza: cosa deve essere conservato?

Non tutta la corrispondenza deve essere conservata, ma solo quella rilevante ai fini giuridici, amministrativi, fiscali o probatori. In particolare, vanno conservati:

• Comunicazioni PEC con valore legale (es. notifiche, ordini, conferme, contratti).
• E-mail ordinarie relative a contratti, ordini, reclami, contenziosi, rapporti con clienti o fornitori.
• Lettere commerciali e corrispondenza cartacea rilevante per la gestione dell’impresa.
• Comunicazioni interne che abbiano effetti sul piano organizzativo o giuridico.
• Documenti allegati alle comunicazioni, se rilevanti.

Obblighi di conservazione per legge

L’art. 2214 c.c. impone agli imprenditori l’obbligo di conservare “le scritture contabili e la corrispondenza”, e l’art. 2220 c.c. conferma che questi documenti “devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione”.

Nel contesto fiscale, il D.P.R. 600/1973 all’ art. 22 e il D.P.R. 633/1972 all’art. 39 impongono obblighi di conservazione per i documenti fiscalmente rilevanti, tra cui anche la corrispondenza commerciale, se connessa ad attività imponibili.

Va per precisione segnalato che questi obblighi non coinvolgono i piccoli imprenditori, come definiti dall’art. 2083 c.c. (imprenditori agricoli, imprese a conduzione famigliare e piccoli professionisti). Sono dispensati anche gli artigiani, come definiti dagli articoli 2, 3 e 4 della legge 8 agosto 1985, n. 443.

Cosa significa "conservazione a norma"?

La conservazione a norma è un processo regolamentato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) (D.lgs. 82/2005) e dalle relative Linee guida AGID (in vigore dal 1 gennaio 2022), e riguarda i documenti digitali, inclusi e-mail e PEC.

Non si tratta semplicemente di salvare un file o conservare un messaggio nel client di posta. La conservazione a norma richiede:

• Immutabilità del documento: deve essere garantita l’integrità del contenuto.
• Tracciabilità delle operazioni: ogni azione sul documento deve essere documentata.
• Accessibilità nel tempo: il documento deve poter essere consultato anche dopo anni.
• Formato idoneo: solitamente PDF/A o altri formati previsti da AGID.
• Firma digitale e marcatura temporale: per garantirne autenticità e data certa.

Nel caso delle PEC, è obbligatorio conservare sia il messaggio originale che le ricevute di accettazione e consegna, poiché costituiscono insieme il messaggio completo con validità legale.

Cosa si rischia in caso di mancata conservazione?

La mancata o scorretta conservazione può comportare:

• Impossibilità di far valere un diritto in giudizio, per mancanza di prova documentale.
• Sanzioni fiscali, in caso di controlli.
• Responsabilità civile o penale, se la perdita del documento produce danni a terzi.
• Sanzioni amministrative, se si violano le norme sulla conservazione dei documenti digitali.

Il ruolo del responsabile della conservazione

Il Responsabile della Conservazione è una figura obbligatoria per ogni sistema di conservazione a norma (CAD, art. 44 e Linee guida AGID). I suoi compiti sono:

• Definire e governare il processo di conservazione.
• Garantire l’autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
• Redigere e aggiornare il Manuale della Conservazione.
• Coordinarsi con il responsabile IT e i gestori esterni (se il servizio è affidato in outsourcing).

Spesso si opta per un sistema di conservazione esterna, ma la responsabilità finale resta sempre in capo al titolare dell’impresa o al legale rappresentante.

Strumenti per la conservazione delle PEC a norma: IX-PEC e MailStore

Per garantire la corretta gestione e conservazione della posta elettronica aziendale, è fondamentale utilizzare strumenti affidabili e conformi alle normative vigenti. Due soluzioni molto apprezzate in ambito professionale sono IX-PEC e MailStore.

IX-PEC

IX-PEC è un servizio di conservazione a norma delle caselle PEC, offerto da Arxivar, accreditato come conservatore presso AGID. Questo sistema consente la conservazione automatica dei messaggi e delle ricevute PEC, mantenendone integrità, autenticità e validità legale per almeno 10 anni, come richiesto dalla normativa.

Tra le sue caratteristiche principali:

• Conservazione a norma inclusa o attivabile sulla casella PEC.
• Archiviazione automatizzata e conforme alle Linee Guida AGID.
• Possibilità di accesso ai documenti conservati tramite interfaccia web.
• Gestione centralizzata per più caselle aziendali.

L’uso di IX-PEC è particolarmente indicato per aziende che vogliono delegare in sicurezza l’intero processo di conservazione delle PEC senza doversi occupare della firma digitale e della marcatura temporale.

MailStore

MailStore Server è invece una soluzione di archiviazione delle e-mail (sia ordinarie che PEC) molto diffusa, che consente di archiviare automaticamente tutta la posta in entrata e in uscita, da server Exchange, Microsoft 365, Gmail, IMAP, e altri sistemi.

È importante chiarire però che MailStore, da solo, non garantisce la “conservazione a norma” secondo le Linee Guida AGID, poiché non integra le funzionalità di firma digitale e marcatura temporale richieste per la conservazione sostitutiva. Tuttavia, è uno strumento eccellente di archiviazione, backup e audit della posta elettronica, fondamentale per la compliance interna, la gestione dei log e la protezione da perdite accidentali.

Per essere conforme alle normative italiane, l’output di MailStore può essere combinato con un sistema di conservazione a norma certificato, come un conservatore accreditato AGID, che si occupi della fase finale di conservazione legale.

Noratech affianca le imprese nel valutare soluzioni tecnologiche sicure ed efficienti per l’archiviazione e la conservazione digitale. Se desideri una consulenza per verificare la conformità della tua organizzazione o implementare un sistema di conservazione a norma, contattaci: il nostro team legale e IT è a tua disposizione.

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