Cos’è la conservazione sostitutiva?
La conservazione sostitutiva, o conservazione digitale a norma, è un processo che consente di archiviare i documenti in formato elettronico. Riguarda sia i documenti che nascono in formato digitale, sia i documenti nati cartacei e successivamente dematerializzati. Va da sé, quindi, che la conservazione sostitutiva elimina la necessità di conservare un archivio cartaceo, con tutti gli oneri annessi. Si tratta di una modalità per ottimizzare la gestione documentale delle aziende ed essere a norma di legge.
Conservazione sostitutiva o digitale
La conservazione digitale assicura la piena validità legale di un documento, al pari del cartaceo. È vantaggiosa perché consente di risparmiare i costi e le difficoltà legate alla gestione di un archivio cartaceo, soprattutto se si pensa a quei documenti che per legge devono essere conservati fino a 10 anni.
La validità del documento è garantita da:
- la firma digitale, che certifica l’autenticità del documento;
- la marca temporale, che attribuisce una data certa e verificabile al documento, bloccando eventuali modifiche future.
Gli obblighi normativi
I requisiti per la conservazione a norma di un documento sono stabiliti dalla normativa vigente. L’AgID e il Codice dell’Amministrazione Digitale prescrivono che i documenti conservati siano:
- autentici: il documento conservato deve corrispondere all’originale;
- integri: non devono subire alterazioni;
- affidabili: devono essere accessibili e consultabili in qualsiasi momento;
- leggibili: devono essere leggibili con i software comunemente utilizzati;
- reperibili: devono essere facilmente reperibili.
La conservazione sostitutiva, quindi, non è una semplice archiviazione digitale dei documenti. É un vero e proprio processo regolamentato ed esplicato attraverso software specifici che consente di conservare in modo autenticato un documento. La mera archiviazione non garantisce la validità del documento in caso di controlli.
I documenti che la legge richiede che vengano conservati a norma sono molteplici: bilanci aziendali, registri iva, fatture, PEC, contratti, fatture elettroniche, ecc.
I vantaggi della conservazione sostitutiva
Implementare un sistema di conservazione sostitutiva, o conservazione digitale a norma, comporta numerosi vantaggi per le aziende:
- risparmio di spazio e costi grazie all’eliminazione dell’archiviazione fisica;
- accessibilità dei documenti conservati digitalmente in caso di verifiche o controlli;
- sicurezza e conformità: i documenti sono protetti da perdite, alterazioni o accessi non autorizzati;
- rispetto delle normative vigenti in materia di privacy e sicurezza dei dati.
Conclusione
La conservazione sostitutiva è una componente fondamentale per le aziende che vogliono ottimizzare i processi interni, garantendo il rispetto delle normative e migliorando la gestione documentale. In un contesto normativo sempre più complesso, implementare un sistema di conservazione digitale a norma consente non solo di rispondere agli obblighi di legge, ma anche di ottenere un vantaggio competitivo, grazie alla digitalizzazione sicura e strutturata dei processi aziendali.
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