Skip to main content
Gestire il noleggio dei mezzi aziendali con Arxivar
DATA
1 Luglio 2021
#SOLUZIONI
Software, Business Process Management, ARXIVAR

Gestire il noleggio dei mezzi con Arxivar. Addio carta.

Il noleggio di attrezzature oggi

Oggi il noleggio è molto in voga. Le aziende non devono più sostenere costi d’acquisto e possono contare su assistenza e manutenzione comprese nel canone. Inoltre, grazie alle agevolazioni fiscali, possono beneficiare di significativi sgravi sui bilanci annuali. Possono contare su dispositivi sempre aggiornati, ottenendo vantaggi tecnici e fiscali.

Oggi si noleggia di tutto. Nel mondo informatico, tutto l’hardware e le stampanti. Ogni settore ha adottato il noleggio per offrire prodotti a un impatto finanziario meno gravoso, ad esempio il settore delle attrezzature per l’edilizia. In questi mesi, con il bonus 100%, le attrezzature sono diventate introvabili e i costi sono balzati alle stelle.

Come gestisci il noleggio?

Le alternative oggi sono due: gestire tramite software o agende cartacee, oltre a strumenti obsoleti come taccuini. Senza software, la gestione diventa ardua: è impossibile monitorare puntualmente le scadenze dei noleggi, delle revisioni e di altre obbligazioni, quindi l’efficienza prende un colpo pesante.

Un software, per esempio tramite Excel o Google Sheets, è un miglioramento rispetto alla carta solo se offre automatismi utili. Altrimenti, non si riesce a trarre vantaggio dall’informatica, restando invischiati in una gestione manuale inefficiente.

Non gestisci il noleggio

In questo caso, come ti dicevo sopra, usi un taccuino o qualcosa di perfetto fino a quarant’anni fa. Perché ti dico che non stai gestendo il noleggio?

  • Semplice, come fai a monitorare la scadenza dei noleggi puntualmente? O hai un impiegato che ti fa da “allarme” o non vedo come sia possibile.
  • Come gestisci la scadenza di revisioni, assicurazioni, bolli e manutenzioni? Quando ti ricordi, o quando te lo ricorda l’assicuratore. 

Che il mondo sia cambiato, non te lo devo dire io. Che oggi la richiesta di noleggio sia non più solo di prossimità, lo vedi dalle richieste che ti arrivano. Se quarant’anni fa potevi vivere con il noleggio di prossimità, oggi hai tanta concorrenza, anche fuori provincia. Se non punti all’efficienza, come pensi di poter fare? 

Al di là della gestione, perché magari sei ricco sfondato di tuo e il noleggio per te è un passatempo, con la carta ti bruci tutta la possibilità di avere dati di ritorno da poter incrociare e analizzare.

Ad esempio, sapere che una determinata azienda ti noleggia sempre nello stesso periodo dei ponteggi, ti permette di giocare d’anticipo nella proposta e magari proporgli dei piani a lungo termine in quei periodi. Sapere che certe aziende noleggiano sempre un determinato mezzo, ad esempio un escavatore, ti permette di avvisarle per tempo quando sostituisci il parco macchine.

Ok che carta canta, ma qui ha tempo a cantare che, come la famosa cicala, non lavori.

Gestisci il noleggio con un foglio di calcolo

Sembra meglio, ma dipende. È meglio del cartaceo se e solo se il foglio di calcolo offre degli avvisi che ti aiutino a capire quali noleggi stiano scadendo e ti dia qualche automatismo, magari nella generazione del contratto di noleggio.

Diversamente, è come usare un taccuino cartaceo, ma su computer: non serve a niente.

L’informatica deve facilitare le cose, non mantenerle uguali a prima o peggiorarle, altrimenti tanto vale. Se devi controllare sempre tutto tu, non serve a niente.

Arxivar: soluzione software per noleggio

Bene, hai capito il problema. Se hai un software ERP dedicato, verticalizzato sul noleggio oppure te lo sei fatto sviluppare, allora hai ben chiaro cosa debba fare un sistema informatico e cioè supportare il tuo lavoro e facilitarlo per un adeguato automazione del flusso di lavoro.

La gestione elettronica del noleggio deve permetterti di gestire sia i tempi, che la documentazione dei noleggi. Quindi per ogni mezzo o bene noleggiato, avrai associati i contratti con i fornitori e quelli attivi con i clienti compresa la gestione delle scadenze.

Ma il sistema deve darti la possibilità di gestire anche le scadenze come revisioni, manutenzioni, patenti e quant’altro.

Qual è il limite di questa soluzione? È duplice.
Questo software lo usi solo per i noleggi o poco altro.
Se vuoi usarlo per altro, devi chiedere una personalizzazione. E le personalizzazioni costano care, sempre che te le facciano.

Gestisci il noleggio con Arxivar!

Ok, fermi, spettacolo! Perchè spettacolo? Perché con Arxivar gestisci tutto il flusso operativo offrendo una soluzione completa per la gestione del noleggio, integrando funzionalità avanzate di automazione, scadenzario e analisi dei dati

Però ti offre molto di più, perché Arxivar è un software di gestione dei processi, che permette di implementare qualsiasi progetto tu desideri, senza dover ripartire daccapo ogni volta.

Cosa significa? Significa che se, a un certo punto, vuoi che al raggiungimento di certe percentuali di noleggio di un prodotto tu voglia ordinarne dell’altro per aumentare la capacità di nolo che hai, il software ti può generare in automatico l’ordine al fornitore.

Tutti i dati di noleggio vengono salvati e, grazie alla sinergia con un sistema di business intelligence, puoi sapere quali tipologie di aziende noleggiano di più certi beni e in quali periodi. Puoi avere in tempo reale dati di fatturato, impegno e posizione geografica dei beni noleggiati e scadenze imminenti dei noleggi.

Inoltre puoi dare ai tuoi clienti un accesso dedicato, affinché abbiano disponibili tutti i documenti del noleggio, con la possibilità di firmarli remotamente, comodamente dal proprio ufficio e focalizzarsi così sul loro lavoro!

Applicazioni di Arxivar nel settore del Noleggio

Come abbiamo capito in questo articolo il settore del noleggio è caratterizzato da una gestione complessa di contratti, documenti, scadenze e processi operativi. La necessità di garantire efficienza, puntualità e conformità normativa è cruciale per il successo di qualsiasi azienda del settore. Arxivar, con le sue funzionalità avanzate di gestione documentale e automazione dei processi (BPM - Business Process Management), si è dimostrato uno strumento indispensabile per trasformare queste sfide in opportunità, migliorando i processi aziendali, ottimizzando le risorse e riducendo i costi operativi.

Gestione dei contratti di noleggio

Con Arxivar, le aziende di noleggio possono digitalizzare e centralizzare tutti i contratti, rendendoli facilmente accessibili e ricercabili tramite parole chiave o metadati. Questo elimina la necessità di archivi cartacei e riduce i tempi di gestione del 50% rispetto ai processi tradizionali.

  • Esempio pratico: Un’azienda di noleggio veicoli ha implementato Arxivar per gestire oltre 10.000 contratti annuali, riducendo il tempo medio di ricerca da 15 minuti a meno di 1 minuto.

Automazione dei processi di rinnovo e scadenza

Grazie ai workflow personalizzabili, Arxivar è in grado di monitorare automaticamente le scadenze dei contratti e di inviare notifiche ai clienti per i rinnovi. Questo riduce il rischio di disservizi e migliora il tasso di fidelizzazione del cliente.

  • Statistiche: Dopo l’implementazione di Arxivar, una società di noleggio macchinari ha incrementato i rinnovi contrattuali del 35%, evitando perdite di circa 200.000 € l’anno.

Integrazione con software gestionali

Arxivar si integra perfettamente con sistemi ERP e CRM, garantendo una gestione centralizzata di ordini, fatture e report finanziari. Questo consente di avere una visione completa e aggiornata delle operazioni aziendali.

  • Caso studio: Un’azienda di noleggio attrezzature edilizie ha integrato Arxivar con il proprio ERP, riducendo gli errori amministrativi del 40% e migliorando i tempi di fatturazione del 30%.

Monitoraggio e analisi delle performance

Con Arxivar, è possibile generare report dettagliati sui KPI aziendali, come il tasso di utilizzo delle risorse, i tempi medi di consegna e il numero di contratti gestiti. Questi dati aiutano le aziende a identificare inefficienze e migliorare le strategie operative.

  • L’implementazione di Arxivar ha mostrato un potenziale aumento della produttività dal 10 al 25% in un periodo di 12 mesi, come evidenziato da un’analisi comparativa prima e dopo l’adozione.

Casi Studio: Arxivar per il noleggio

Caso 1: Azienda di Noleggio Veicoli

  • Sfida: La gestione manuale dei contratti e delle scadenze causava ritardi nei rinnovi e insoddisfazione dei clienti.
  • Soluzione: Digitalizzazione dei contratti e automazione dei rinnovi.
  • Risultati: Riduzione del 60% dei tempi di gestione e incremento del tasso di rinnovo del 40%.

Caso 2: Azienda di Noleggio Attrezzature Industriali

  • Sfida: La difficoltà nel monitorare la disponibilità delle attrezzature causava inefficienze operative.
  • Soluzione: Integrazione di Arxivar con il sistema gestionale per monitoraggio in tempo reale.
  • Risultati: Riduzione del 30% dell’inefficienza operativa grazie a una visione centralizzata.

Con Arxivar, anche il flusso di lavoro diventa fluido, facilitando le operazioni e garantendo una governance aziendale più solida e consapevole.

Testimonianze dei Clienti

  • "Grazie ad Arxivar, siamo riusciti a migliorare significativamente la gestione dei contratti. Ora possiamo accedere a qualsiasi documento in pochi secondi e monitorare automaticamente le scadenze, garantendo un servizio impeccabile ai nostri clienti." – Marco P., Direttore Operativo di una società di noleggio macchinari.
  • "L’integrazione di Arxivar con il nostro ERP ha trasformato completamente il modo in cui gestiamo le operazioni. Abbiamo ridotto gli errori e migliorato la produttività del nostro team amministrativo." – Sara L., Responsabile Amministrativo di un’azienda di noleggio veicoli.

Conclusioni: perché scegliere Arxivar per il noleggio?

Arxivar si è affermato come un alleato strategico per le aziende del settore del noleggio, offrendo soluzioni personalizzabili e misurabili che migliorano i processi aziendali, riducono i costi operativi e incrementano l’efficienza. I casi di studio e le testimonianze dimostrano il valore concreto che questa piattaforma può apportare alle aziende, rendendola una scelta indispensabile per chi desidera competere in un mercato sempre più dinamico e competitivo. Scopri la completa digitalizzazione aziendale con Arxivar.

Articolo correlato con "Gestire il noleggio dei mezzi con Arxivar. Addio carta."

Contattaci per saperne di più