Firma elettronica per la gestione digitale dei contratti

ESIGENZA

La necessità del cliente era quella di gestire l’intero flusso di contract management ovvero creare un contratto, poterlo modificare mantenendo lo storico delle modifiche, poterlo condividere con altri reparti dell’azienda per poterlo a loro volta visualizzare/modificare, condividerlo con il fornitore/cliente per un’ulteriore revisione ed una volta confermato firmarlo e archiviarlo in modo da poter essere sempre consultato. 

REALIZZAZIONE

Arxivar ha saputo rispondere appieno a queste necessità e per realizzare la soluzione abbiamo portato avanti i seguenti passaggi:

• Creazione di una maschera che permette la generazione del contratto da un modello, in base alla tipologia selezionata.
• Una volta generato il contratto si avvia il workflow che condivide il contratto con i vari reparti dell’azienda per la consultazione/revisione (procurement, legal, cfo e ceo).
• Dopo aver ricevuto l’approvazione dei reparti il contratto viene inviato attraverso Arxivar alla controparte (fornitore/cliente) che si occuperà a sua volta della revisione del contratto.
• Una volta revisionato, la controparte rimanda il contratto alla sede ed Arxivar, monitorando la mail, carica automaticamente la nuova versione revisionata dalla controparte.
• Dopo aver ricevuto il contratto revisionato, l’ufficio legale selezionerà il tipo di firma da utilizzare (firma elettronica semplice, firma elettronica avanzata, firma digitale).
• In base alla firma selezionata verrà avviato un apposito workflow che manderà il contratto sia alla controparte che al responsabile interno dell’azienda per la firma del documento, utilizzando Arxivar Esign nel caso in cui la firma selezionata sia FES (firma elettronica semplice) o FEA (firma elettronica avanzata).
• Una volta che il documento è firmato da entrambe le parti viene condivisa con la controparte la versione finale (controfirmata) e archiviata in Arxivar.

RISULTATI

I risultati ottenuti dall’applicazione di queste soluzioni si concretizzano nell’organizzazione e la semplicità di ricerca della informazioni, nel continuo monitoraggio dello stato di lavoro del contratto, della flessibilità di modifica e ripristino di revisioni precedenti e l’affidabilità nonchè l’automatismo nel gestire le firma dei documenti in maniera completamente elettronica e sicura.

Il flusso realizzato permette di garantire l’autenticità e l’integrità dei contratti sottoposti all’operazione di firma da entrambe le parti.