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flussi aziendali
DATA
11 Novembre 2020
#SOLUZIONI
Software, Business Process Management, ARXIVAR

La forza di un’azienda? La gestione dei flussi aziendali

“Cosa fa funzionare un’azienda? La corretta gestione dei flussi aziendali, quell’insieme di causa-effetto grazie al quale si raggiungono gli obiettivi in modo efficiente”.

Parole di Omar, programmatore classe 1994. Si occupa di sviluppo software e app Android per Noratech – e ora per Betsoft – da 6 anni e si specializza come analista, consulente e programmatore di Arxivar, il software di gestione documentale e dei flussi aziendali di Abletech, software house partner di Betsoft da qualche tempo. 

Ecco cosa ci racconta proprio in merito alla gestione dei flussi aziendali.

Come spiegheresti la gestione dei flussi aziendali in poche semplici parole?

Qualunque realtà aziendale, grande o piccola che sia, è governata da flussi aziendali. Ci sono attività che innescano meccanismi e creano per l’appunto flussi di azioni a catena. Mentre questa modalità di lavoro è chiara per professionisti e imprenditori, anche se non formalizzata, per i dipendenti è spesso difficile da focalizzare e risulta utile definirla per dare loro un aiuto nella gestione del lavoro quotidiano. Ecco perchè è così importante che vengano definiti i flussi e le persone coinvolte, così da rendere il lavoro efficiente e generare un metodo chiaro e certo per portare da una richiesta di acquisto al prodotto finale.

Perché Betsoft ha scelto Arxivar come gestore dei flussi aziendali?

Arxivar nasce come gestore documentale o per l’archiviazione di documenti, permette cioè di salvarli in modo logico, così che siano dematerializzati e organizzati in modo coerente. Lo stesso può accadere con il flusso di informazioni di un’azienda, automatizzando ad esempio i task più noiosi e ripetitivi, come la generazione di offerte per i clienti o la compilazione di rapporti di intervento.

Ti spiego perché abbiamo scelto Arxivar tramite un esempio di gestione dei flussi aziendali di una ferramenta, tanto per dirne una.

Il flusso inizia con la ricezione di una mail di ordine da parte di un cliente. Il sistema di gestione intercetta la mail in arrivo e imposta una scadenza per la presa in carico del suddetto ordine. Se non lo prenderai in carico, ti avviserà di continuo tramite notifica email. Una volta preso in carico, parte la generazione del preventivo. Il quale, una volta redatto, passerà in revisione ai responsabili commerciali sempre entro un termine prestabilito. Scaduto il tempo, il sistema avviserà entrambi tramite email della mancata revisione!

Il flusso continua. Approvato il preventivo, il documento verrà inviato al cliente e il sistema allerterà tramite notifiche eventuali remind al cliente. Una volta che l’offerta firmata viene ricevuta ed entra in Arxivar, viene catalogata come affare concluso e se il sistema di fatturazione elettronica è interconnesso la fattura verrà generata in modo automatico. Fantastico, vero?

Qual è l’apporto di betsoft ad un sistema già perfettamente funzionante come Arxivar?

Betsoft è partner ufficiale di Abletech e questo ci permette di offrire consulenza qualificata per la redazione dei processi e l’implementazione nel sistema azienda, oltre che un apporto tecnico sul software, che per noi non ha più segreti.

Abbiamo creduto in Arxivar dal primo momento in cui lo abbiamo visto e per renderlo veramente all’appannagio di tutte le aziende abbiamo rivisitato l’interfaccia web per renderlo innovativo, incrementarne le prestazioni e renderne altissima la configurabilità.

Ora Arxivar può essere personalizzato con la stessa interfaccia grafica del gestionale abituale o dell’ambiente di lavoro in cui i dipendenti sono a loro agio, garantendo un sistema ottimale per l’efficienza e un’esperienza più familiare.

La risposta in termini di tempi di attesa è diventata più rapida, l’interfaccia si adatta perfettamente a qualsiasi dispositivo, anche tablet e smartphone, l’esperienza d’uso è molto gradevole, semplice e innovativa, grazie all’implementazione di linguaggi di scrittura del codice di ultima generazione che rendono la user interface davvero intuitiva.

Mi piacerebbe anche parlare di Edilflow. La rivisitazione di Arxivar che abbiamo ideato, costruendo un gestionale di flussi aziendali che calza a pennello sulle imprese edili, sempre soffocate da burocrazie e documenti spesso difficili da archiviare e regolamentare.

Ma certo, raccontaci cosa fa Edilflow tramite un esempio.

 Ti racconto l’esperienza avuta con Paolo, titolare di Edilgi Costruzioni. Il grosso problema di Paolo era la quantità di file documentali sparsi in diverse cartelle sui dispositivi dei dipendenti, giri di email, duplicati e quindi, inefficienza.

Adesso l’azienda è perfettamente organizzata grazie alla creazione di un flusso aziendale tramite Edilflow. Ecco l’esempio concreto: arriva una richiesta di ordine da parte di un cliente, non appena viene confermata dall’addetto, il sistema lo guida nella compilazione dei dati essenziali e dei documenti di sicurezza del cantiere. Da questo momento, il cantiere viene governato da step che andranno portati a termine con scadenze e remind predefiniti fino alla chiusura del cantiere stesso. A questo punto, tutto è reperibile in qualsiasi momento all’interno di fascicoli appositi, perfettamente organizzati: richieste di offerta, preventivi, documenti, subappalti e step di lavoro.

Ora Paolo può concentrarsi sul suo core business mentre Edilflow pensa alla gestione dei flussi della sua azienda.

 OMAR PEDROTTI – SOFTWARE DEVELOPMENT MANAGER
programmatore