Programmare il lavoro e tenere traccia di quello che hai fatto con Arxivar

Perché dovresti organizzare al meglio il tuo tempo lavorativo?

Programmare il tuo lavoro non soltanto nell’arco di una giornata, ma anche per tutta la settimana o il mese è il punto di partenza per raggiungere i tuoi obiettivi. Se organizzi con più metodo e precisione possibili cosa devi fare al lavoro ogni giorno, avrai sempre un quadro chiaro dei tuoi compiti e delle tue priorità, evitando di perderti impegni fondamentali per dimenticanza. Avere sotto controllo le varie attività da svolgere ha l’effetto positivo di migliorare la produttività generale. Quando il tempo è ben gestito, si riduce la sensazione di sovraccarico e si evitano le classiche situazioni in cui ci si trova costretti a fare i conti con scadenze strette e compiti da completare in fretta. 

L’organizzazione è tanto più fondamentale quando si lavora in un team o su progetti a ore con i clienti. In questi casi, sapere con esattezza quali sono i propri compiti e quelli di chi lavora al progetto insieme a noi non può che portare a un risultato complessivo migliore. Inoltre, essere organizzati significa anche tenere traccia di quante ore sono state utilizzate per svolgere determinati lavori, col fine ultimo di migliorare la pianificazione a lungo termine e l’impiego delle risorse da destinare sia ai lavori interni che ai diversi clienti.

Gestire il proprio tempo è un’abilità. Esistono però anche dei software e dei programmi che ti aiutano a programmare e monitorare i tuoi lavori svolti e da svolgere.

Come organizzare il lavoro con Arxivar

Immagina di avere un’interfaccia web nella quale poter poter programmare il tuo lavoro della giornata impostando un tempo previsto per ogni attività in un comodo calendario. Un’interfaccia dalla quale è possibile generare, a partire dalle programmazioni, i relativi rapportini di lavoro specificando quanto del tempo previsto è stato effettivamente impiegato.

Noi abbiamo implementato questa comoda soluzione in azienda utilizzando il software documentale ARXivar, che già utilizziamo per altri processi aziendali fondamentali come la gestione delle ferie e dei permessi o delle anagrafiche dei nostri fornitori e clienti. ARXivar ora è diventato anche il nostro software per organizzare il lavoro e generare i rapportini, tramite un’interfaccia semplice e intuitiva che i nostri tecnici hanno sviluppato. 

Tutti noi in azienda accediamo tramite apposite credenziali all’interfaccia web integrata con ARXivar e programmiamo le nostre attività a calendario, in condivisione con il nostro team. Per ogni giorno lavorativo, si possono programmare o modificare le attività da svolgere scegliendo quante ore si intende destinare a un lavoro. Poi, a fine giornata, si convertono le ore programmate nelle ore effettivamente impiegate per svolgere quella data attività e si genera così facendo il rapporto di lavoro. 

I rapportini sono dei veri e propri documenti che vengono archiviati in Arxivar e sono sempre consultabili. Per alcuni clienti, è stato impostato anche un flusso automatico che invia il rapportino direttamente al cliente, che in tal modo può sempre essere a conoscenza del lavoro svolto per suo conto. 

Risultato: ore di lavoro sempre sotto controllo con Arxivar

Utilizzare questo sistema ci ha permesso di organizzare il lavoro e monitorare le attività da svolgere senza rischiare di dimenticarci informazioni importanti. Ognuno di noi registra i propri lavori a calendario, che sono poi visionabili da chi ne ha l’accesso (generalmente il responsabile del team o l’intero team, a seconda delle scelte interne), così da poter coordinare più facilmente il lavoro tra colleghi. 

Con i rapporti di intervento archiviati in Arxivar, è poi sempre possibile rintracciare il lavoro svolto, anche a distanza nel tempo. In questo modo, si possono per esempio generare dei report in grado di restituire la ripartizione delle ore di lavoro per ogni dipendente o team, per sapere su quali progetti o clienti, e per quanto tempo, si è lavorato. Oppure, si possono utilizzare queste informazioni per programmare i lavori futuri e stimare quanto tempo circa ci vorrà per portare a termine un nuovo progetto.

Possiamo dire che la programmazione delle ore di lavoro con Arxivar permette da un lato di gestire meglio il proprio tempo, mentre restituisce dall’altro informazioni importanti utili a implementare nuovi e virtuosi processi di lavoro all’interno dell’azienda. 

Vuoi sapere cos’altro puoi fare con Arxivar? Programma non solo le ore di lavoro, ma anche i giorni di presenza in ufficio. Oppure tieni sotto controllo il rapporto tra le ore addebitate e quelle non fatturate e raggiungi i tuoi obiettivi aziendali.