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Gestione della programmazione delle sale, del personale e degli ordini nei cinema multisala

Cliente

Notorious Cinemas Srl

Settore

Cinema multisala

Soluzione

Software

L'azienda

Notorious Cinemas è una società italiana dedicata alla gestione di cinema multisalaL’azienda si distingue per gli elevati standard audio e video, il comfort delle sale, l'accoglienza qualificata, la sana e variegata offerta del food & beverage e l'informatizzazione del percorso cliente.

Attualmente Notorious conta 7 cinema multiplex, in Lombardia, Sardegna, Emilia Romagna e Toscana.

La sfida

Notorious cercava una soluzione per gestire la programmazione dei multisala che potesse migliorare sia il lavoro interno sia, in linea con la mission aziendale, l’esperienza e l’attesa degli spettatori. Considerato infatti che i multiplex Notorious contano fino a 10 sale, era fondamentale gestire e comunicare in modo efficace i tempi di programmazione e la disponibilità di ciascuna sala.

Parallelamente, la crescita dell’azienda ha portato con sé la necessità di ottimizzare, il flusso di gestione del personale (più di 100 dipendenti, su più sedi e con formule contrattuali diverse) e il flusso di invio ordini food & beverage a un portafoglio fornitori molto vasto.

quotation

"Esattamente come desideravamo, è stata realizzata tramite Arxivar un’interfaccia per la programmazione dei film che ora è presentata su tutti i monitor dei nostri multisala e che ci ha consentito di migliorare la comunicazione con gli spettatori.

Inoltre, Arxivar ha  migliorato il lavoro dei nostri uffici, rendendo più veloci e meno soggetti a errori processi standard come l’invio delle buste paga, la registrazione delle nuove assunzioni o l’inoltro degli ordini di acquisto. Automatizzare e digitalizzare i processi, a fronte anche di una crescita dell’azienda e dell’apertura di nuovi cinema, ci permette di collaborare in modo efficiente tra reparti, suddividendo i task e le responsabilità."

Michele Meniconi - Direttore Operazioni

La Soluzione

Un unico software per gestire più aree aziendali

È stato proposto a Notorious di installare Arxivar quale software in grado di rispondere in modo trasversale a tutte le necessità presentate. Le funzionalità di Arxivar come gestore documentale e dei processi, nonché il fatto che sia integrabile e personalizzabile al massimo, lo hanno reso la scelta migliore per gestire non solo le esigenze degli uffici risorse umane e acquisti, ma anche la programmazione dei film nelle sale.

1 Gestione della programmazione delle sale cinematografiche

Una prima fase della programmazione dei film viene gestita da Notorious attraverso un software gestionale, che è stato opportunamente integrato con Arxivar. Ogni volta che la programmazione viene aggiornata, Arxivar importa al suo interno i dati necessari (film divisi per data, sala, giorno). A questo punto, ciascun cinema può terminare di gestire la propria programmazione in Arxivar, inserendo per ogni film altri dati (ad es. pubblicità iniziale, orario intervallo) e gestendo eventuali modifiche.

Inoltre, utilizzando le chiamate API di Arxivar è stata sviluppata un’interfaccia per la programmazione giornaliera di ciascun multisala, trasmessa in tutti i monitor presenti nei cinema. Si tratta di un pannello dove gli spettatori possono prendere visione di: film in programma, orario di inizio, sala di proiezione e possibilità o meno di accesso in sala. L'operatore del cinema può gestire la disponibilità delle sale cambiando lo stato da “accesso non consentito” a “consentito”, od eventualmente selezionare le opzioni “ritardo” “sospendi” o “rimuovi”.

2 Gestione del personale

Una soluzione che ha previsto la creazione di un'utenza per tutti i dipendenti con differenti permessi:

Utenza ufficio HR

  • Inserimento delle buste paga e CU, che vengono associate in automatico al dipendente e inviate tramite email (il sistema avvisa di eventuali mismatch tra il CF della busta paga e quello del dipendente inserito).
  • Gestione delle scadenze dei contratti a tempo determinato.
  • Generazione di nuovi contratti in un workflow che coinvolge il direttore del cinema che richiede l’assunzione e il responsabile del personale che l’approva. Invio automatico dei dati utili all’ufficio paghe esterno e generazione nuova utenza dipendente alla firma.

Utenza dipendente

  • Possibilità di visionare e scaricare la CU e tutte le buste paga.
  • Inoltro richiesta di ferie/permesso e inserimento della malattia con numero di protocollo.

Utenza manager:

  • Approvazione delle ferie.
  • Inoltro all’ufficio HR di una richiesta di assunzione.
  • Gestione e visione dei dati delle programmazioni di tutte le sale del cinema.

    3 Invio ordini ai fornitori

    Sempre nell’interfaccia utente Arxivar, alcuni dipendenti abilitati per ciascun cinema possono accedere alla vista dove ordinare i prodotti food & beverage. La soluzione consiste in una maschera personalizzata, sviluppata per semplificare al massimo il processo. 

    Una volta scelto il fornitore e gli articoli ordinabili dallo stesso, Arxivar genera in automatico un pdf da inviare al fornitore contenente i dati del fornitore stesso, le specifiche dell’ordine, gli estremi del cinema e gli orari in cui il fornitore può effettuare la consegna. Prima che venga evaso, l'ordine passa attraverso più livelli di approvazione tramite opportuno workflow configurato.

    Una volta inviato, si genera un task nella bacheca  Arxivar dell'utente addetto, che all’arrivo del carico dovrà occuparsi di inserire la data di consegna, la fattura, il DDT, e controllare la conformità della merce. Se non conforme, la merce può essere contrassegnata come “mancante”, “in eccedenza” o “respinta” qualora venisse restituita perché danneggiata. Questi dati vengono poi rielaborati in viste dettagliate che consentono di avere una visione completa dei fornitori, dei costi e delle consegne.

    I Risultati

    Digitalizzazione e controllo dei flussi di lavoro

    • Ogni cinema può gestire, ed eventualmente modificare, la programmazione dei film e la disponibilità delle sale. Le informazioni sulla possibilità di accesso in sala vengono comunicate con facilità agli spettatori tramite l’interfaccia su tabellone.

    • L'ufficio HR può archiviare in modalità sicura e centralizzata di tutti i documenti dei dipendenti, anche passati (contratto, CU, destinazione TFR, corsi di aggiornamento e/o sicurezza, visita medica, ecc.)

    • Il processo di assunzione e proroga contratti è facilitato. Arxivar inoltre consente di impostare avvisi per le scadenze dei contratti.

    • Il processo di invio ordine è facile e immediato, con successiva possibilità di analisi dettagliate e confronti.