La gestione documentale è l’insieme di attività volte a creare, archiviare, organizzare e utilizzare i documenti in modo efficiente ed efficace. Con l'aumento esponenziale dei dati e delle informazioni che le organizzazioni devono trattare quotidianamente, l'adozione di un sistema efficace di gestione documentale non è più un'opzione, ma una necessità. 

Cos’è la gestione documentale

In informatica, la gestione documentale fa riferimento a tutti quei processi che semplificano la gestione e l’utilizzo dei documenti digitali. Una grande mole di documenti viene infatti creata, modificata, condivisa, consultata, archiviata e conservata ogni giorno dalla aziende. Gestione documentale significa organizzare i documenti in modo strutturato e accessibile lungo tutto il loro ciclo di vita, dalla creazione all’eliminazione, migliorando in questo modo l’efficienza operativa dell’azienda.

I vantaggi della gestione documentale

Utilizzare un software per la gestione documentale porta enormi benefici ai quotidiani flussi di lavoro delle aziende.

• Migliore accesso alle informazioni: un sistema di gestione documentale consente di accedere in modo rapido alle informazioni e ai documenti di cui si ha bisogno, quando se ne ha bisogno.
• Migliore collaborazione: i documenti possono essere condivisi facilmente con tra colleghi e con i fornitori o partner. Se un documento viene modificato in condivisione, una copia delle diverse redazioni viene conservata nel sistema gestionale.
• Conformità normativa: affidarsi a un software di gestione documentale aiuta l'azienda a rispettare le norme relative alla conservazione dei documenti (PEC, scritture contabili, registri IVA, ecc.).
• Sicurezza: gli accessi al documento sono controllati e le eventuali modifiche rimangono tracciate; questo significa che i documenti archiviati sono al sicuro da manipolazioni.

Le caratteristiche di un software gestionale documentale

Quali funzionalità ha un software gestionale documentale, conosciuto anche come Document Management System (DMS)?

• Sistema di ricerca veloce dei documenti sulla base di filtri come data, tipo di documenti o parola chiave.
• Controllo degli accessi e sistema di autorizzazioni basato sul ruolo.
• Possibilità di configurare workflow automatizzati per la revisione, approvazione e distribuzione dei documenti.
• Possibilità di configurare un sistema di notifica per informare gli utenti delle azioni necessarie o delle scadenze.
• Strumenti per la collaborazione tra utenti, come commenti, note e check-in/check-out dei documenti.
• Supporto per politiche di conservazione dei documenti in conformità con le normative legali e aziendali.
• Possibilità di integrare un sistema di firma elettronica per la validazione legale dei documenti.
• Capacità di integrarsi con software aziendali esistenti, come gestionali, ERP, CRM, sistemi di business intelligence e analisi dati.

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