Un flusso interconnesso di informazioni per rendere i dati aziendali strategici.

Il progetto per STM è iniziato con l’integrazione tra il software gestionale, il software documentale e lo strumento di Business Intelligence. È stato messo a punto un scambio di informazioni automatico che facilita il lavoro degli operatori e le attività di controllo e analisi. Per realizzare questa integrazione, a STM è stata proposta l’adozione di un gestionale e di un documentale diversi da quelli già in uso.

Il flusso di lavoro prevede che, a seguito della firma di una nuova offerta, nel gestionale si crei una nuova commessa associata all’anagrafica del cliente. Nel corso dei lavori, il personale addetto andrà a inserire in questa commessa tutti gli ordini, le fatture, i lavori e i documenti commerciali ad essa legati. Per le esigenze di contabilità di STM, sono state create all’interno del nuovo gestionale delle personalizzazioni specifiche, con voci maggiormente dettagliate in modo analitico. Queste voci includono i costi di lavorazione suddivisi per tipologia di lavoro (lavorazioni meccaniche, lavorazioni di carpenteria, di saldatura ecc), fondamentali poi per fare delle analisi e delle comparazioni. Inoltre, è stata aggiunta anche la possibilità di inserire i tempi di lavoro, sia manualmente sia tramite un automatismo che associa alle ore di lavoro di determinati operatori l’attività di una specifica macchina con i relativi costi. In sintesi, il nuovo gestionale raccoglie tutti i dati e i documenti relativi ai costi e ai ricavi di una commessa, secondo una classificazione rispondente alle necessità presentate da STM.

In secondo luogo, è stata configurata l’integrazione tra il nuovo gestionale e il nuovo software documentale. Questo consente l’archiviazione automatica nel documentale di tutti i documenti inseriti nel gestionale (preventivi, ordini, fatture dei fornitori, fatture al cliente per stato avanzamento lavori, DDT, ecc.). Ogni volta che viene creata una commessa nel gestionale, tale commessa si crea in parallelo anche nel documentale, entrambe con lo stesso codice identificativo. Per ogni documento a gestionale, è possibile lanciare una stampa interna che aggancia il documento alla commessa presente nel documentale. Questo scambio è utile soprattutto nel caso in cui un documento venga modificato e sostituito nel gestionale. All’interno del documentale sarà sempre possibile accedere allo storico delle versioni precedenti di ciascun file. Non solo, tramite importazione manuale possono essere archiviati nel documentale anche i documenti non strettamente commerciali, come informazioni tecniche o disegni di lavoro. La procedura è semplice: l’utente carica il file, sceglie il formato, lo rinomina e lo associa alla giusta commessa. 

In ultimo, l’integrazione con lo strumento di Business Intelligence consente di fare delle estrapolazioni e delle statistiche sui dati inseriti nel gestionale. In precedenza STM esportava da gestionale degli excel contenenti i dati delle commesse, che venivano poi caricati nella BI, in un procedimento che risultava dispendioso e soggetto a possibili errori. Ora la BI si allinea in automatico ai dati del gestionale grazie all’integrazione tra i due sistemi. Le elevate possibilità di personalizzazione offerte dallo strumento di Business Intelligence hanno permesso di rielaborare i dati in tabelle e grafici fruibili in modo rapido. La BI configurata per STM permette di vedere a colpo d’occhio l’andamento di ciascuna commessa con un panoramica dei costi e dei ricavi. Differenti dashboard aiutano a tenere sotto controllo gli ordini legati a ogni commessa, i costi orari per ogni lavorazione o macchina, nonché lo stato di avanzamento dei lavori. All’interno della Business Intelligence, i dati presi dal gestionale diventano fruibili e di facile lettura, in una modalità che facilità le analisi e il confronto.

I software installati presso STM srl sono il gestionale Business Cube, il documentale ARXivar e lo strumento di business intelligence PowerBI. Mentre PowerBI era già utilizzato dall’azienda, Business Cube e ARXivar sono stati adottati ex novo. Il passaggio tra i vecchi e i nuovi software è stato gestito in modo fluido, senza perdita di informazioni.  I dati storici e i documenti contenuti nei vecchi software sono stati scaricati in formato Excel, chiaramente mantenendo la suddivisione per commessa, e poi caricati ed archiviati nei nuovi sistemi. Quindi, per effetto dell’integrazione, anche in PowerBI è possibile esporre per confronto o semplice visualizzazione i dati delle vecchie commesse.

Parallelamente, l’installazione di due nuovi software ha richieste anche una valutazione sull’efficienza dell’infrastruttura IT. Su consiglio tecnico, STM ha scelto di investire nella sostituzione del vecchio server tradizionale con una macchina Syneto di nuova generazione, capace di garantire performance più elevate. Il vecchio server è stato convertito in una macchina di replica secondaria dei servizi essenziali. L’architettura Syneto, infatti, è basata sulla ridondanza del server in un data center remoto: il server secondario, dislocato, replica in modo istantaneo il server principale. La macchina di replica è remota rispetto alla principale, una misura di sicurezza che previene il danno contemporaneo di entrambe le macchine. Nel caso di STM, il server secondario è stato posizionato all’interno di un datacenter remoto. Questa configurazione dell’infrastruttura garantisce la protezione e la resilienza dei dati. Qualora si verificasse un danno fisico o logico al server principale, i dati sono immediatamente accessibili sul server secondario e sono ripristinabili all’istante, in modo da assicurare la continuità del lavoro in azienda e limitare il più possibile le perdite.

Infine, durante la configurazione della nuova infrastruttura è emersa anche la necessità di potenziare la rete Wi-Fi. La rete è stata ristrutturata, cambiando anche tutta la parte hardware e gli apparecchi Wi-Fi, in modo da fornire una copertura adeguata alla realtà aziendale di STM. È stata configurata una rete secondaria per gli ospiti, separata da quella principale di lavoro, come misura ulteriore di sicurezza.