In ogni ambito (sia B2B sia B2C) che preveda un processo approvativo con firma vincolante, è possibile digitalizzare il flusso di lavoro attivando un processo di identificazione del firmatario e conferire valore probatorio alla firma digitale impiegata per la sottoscrizione dei documenti e, successivamente, conservare a norma il documento e le evidenze della sessione di firma.

Perché devo firmare i documenti digitalmente?

La firma digitale (o firma elettronica) è essenziale per sottoscrivere contratti, atti amministrativi, dichiarazioni, autorizzazioni e ordini, garantendo la veridicità di questi documenti. La modalità paperless si sta diffondendo notevolmente. Le transazioni digitali, favorite dalla dematerializzazione dei documenti, non possono, dunque, rinunciare ai principi di sicurezza e veridicità fondamentali per la rispondenza legale.

La nuova soluzione di firma Arx-esigN

ARX-eSigN è la soluzione di firma digitale che permette di semplificare la gestione dei contratti e dei relativi documenti da firmare sia all’interno dell’azienda sia verso l’esterno in completa sicurezza, da qualsiasi dispositivo e con pieno valore legale.

Ecco come funziona il processo di firma digitale con Arx-esigN:

• IDENTIFICAZIONE. Il firmatario viene identificato con procedure differenti impostate nel workflow (via SMS, mail, documento di identità).
• FIRMA. L’apposizione della firma può avvenire da qualsiasi device tramite SMS, mail, tratto grafico o firma grafometrica.
• CONSERVAZIONE. La conservazione a norma del documento firmato nonché della sessione di firma, sono obbligatori.

Questa novità aiuta a risolvere un problema giuridico che tutte le aziende hanno: stampare un documento, controfirmarlo, scansionarlo e ricaricarlo lo rende giuridicamente irrilevante.
 
Questo fattore non è da sottovalutare, in quanto è sempre più frequente, nelle aule di tribunale, che la CTU e di conseguenza il giudice disconoscano l’originalità del documento proprio perché di provenienza incerta.
Arx-esigN permette di risolvere questo annoso problema ed è calato completamente nell’ecosistema Arxivar, pertanto il contratto o il documento firmato rimane nel flusso documentale che lo gestisce. È una caratteristica ormai irrinunciabile.

La soluzione di firma digitale ARX-eSigN si integra con i sistemi informativi già presenti in azienda e con ARXivar: grazie al modellatore di workflow il processo di firma può essere personalizzato secondo le esigenze e i requisiti dell’ambito applicativo.