Verso una vera dematerializzazione

L'adozione di massa del lavoro da remoto, cui stiamo assistendo a causa della pandemia, sta mettendo in luce una visione distorta della situazione.

Lavorare da remoto con un portatile non è propriamente smart. E’ semplicemente un lavoro delocalizzato, ma spesso molte risorse, soprattutto il cartaceo, rimangono ancora una voce preponderante in certi uffici, come l’amministrazione ad esempio. "Hai mai pensato a quanto potrebbe essere più efficiente il tuo lavoro se tutti i documenti fossero digitalizzati?"

Grazie ad Arxivar Next, è possibile traghettare tutto il corpo di informazioni nel sistema informatico aziendale, favorendo un’ulteriore integrazione di tutti i flussi di informazioni con la completa digitalizzazione dei processi.

Primo passo, la dematerializzazione dei documenti

Per l’amministrazione, poter consultare il cartaceo è essenziale e sotto pandemia non era raro vedere impiegati spostare dall’ufficio a casa – e viceversa – interi faldoni di carta. 

Il problema è logistico, ma non solo. Se è vero che l’impiegato perde più o meno tempo, a seconda della distanza dell’ufficio da casa, per recuperare tutto il materiale, sorge anche un grave problema di sicurezza che può essere salvaguardata attraverso la privacy dei dati digitali, una vera semplificazione dei flussi di lavoro che garantisce l’efficienza operativa dello smart working.

Riduzione degli errori umani con la dematerializzazione

Uno dei benefici meno evidenti ma estremamente significativi di abbracciare completamente la dematerializzazione è la drastica riduzione degli errori umani. Nei metodi tradizionali, il lavoro manuale comporta spesso il rischio di errori di trascrizione, smarrimento di documenti e problemi di coordinazione tra diversi dipartimenti. Quando tutto è digitalizzato, il sistema assicura che i documenti siano sempre reperibili e aggiornati automaticamente, riducendo la necessità di conferme e verifiche incrociate.

La dematerializzazione permette di creare un ecosistema dove le informazioni non soltanto fluiscono con maggiore fluidità, ma sono anche protette da accessi non autorizzati tramite sofisticati sistemi di rodine accesso, riducendo così problemi legati alla privacy del cliente. Questa transizione non solo affina la precisione operativa, ma aumenta anche la fiducia tra dipendenti e clienti, i quali vedono una maggiore professionalità e sicurezza nel trattamento dei dati.

Secondo passo, l’interazione con i documenti dematerializzati

Ti ho accennato al concetto di fascicolo del cliente. Arxivar Next consente di organizzare tutto il flusso di informazioni di un cliente sotto un fascicolo. Così è poco chiaro. Te lo chiarisco.

Pensa ad avere tutto lo scibile relativo a un cliente in un’unica cartelletta virtuale: proposte, ordini, documenti di trasporto, scambi di mail, insoluti e persino telefonate e loro contenuto. Questo, legato al fatto di avere un potente motore di ricerca collegato, ti rende assolutamente evidente la potenza dello strumento.

Mettici dentro anche tutto il cartaceo e hai una situazione completa a monitor dei tuoi clienti.

Pensa a questo scenario: suona il telefono e sullo schermo ti compare un riassunto automatico dello stato del chiamante. Ha insoluti sospesi, merce in consegna, ticket aperti? Quante ore passi, in media, con lui al telefono? Quali contratti ha firmato e per quali stai attendendo riscontro?

E’ uno scenario allettante, vero? Soprattutto quando devi poter accedere da remoto anche a ciò che era cartaceo.

Questo significa razionalizzare il flusso di informazioni, evitando di avere diversi spazi, anche fisici, dove conservare tutta la documentazione.

Penso soprattutto ai professionisti, che in questo modo non solo liberano interi scaffali e armadi di carta, ma hanno tutto razionalizzato nel proprio sistema e completamente a norma di legge. Non quindi semplici scansioni, che spesso non hanno alcuna efficacia legale.

Sinergia tra innovazione e tradizione

Mentre avanziamo verso un ufficio senza carta, è fondamentale riconoscere e bilanciare le esigenze tradizionali con le possibilità offerte dalle nuove tecnologie. La chiave non è solamente abbandonare il cartaceo, ma integrare strumenti innovativi che dialoghino con i metodi lavorativi esistenti. La transizione alla dematerializzazione può essere vista non come una sostituzione, ma come un'espansione delle capacità operative.

Gli uffici che hanno abbracciato Arxivar Next testimoniano una coesistenza armoniosa tra le dinamiche tradizionali del business e i benefici di una documentazione digitalizzata che permette una soluzione cloud per lo smart working e per i commerciali. Questo approccio consente di trasformare antiche debolezze come la perdita documentale in punti di forza, facilitando una comunicazione efficiente tra macrosistemi aziendali e microprocessi quotidiani. Non si tratta solo di risolvere problemi, ma di creare nuove opportunità attraverso una sinergia ben calibrata tra innovazione e tradizione.

Terzo passo, la firma dei documenti

L’obiezione che puoi muovere è però che spesso il cliente deve firmare il classico pezzo di carta. Quindi la procedura che adotti è quella di inviargli un contratto via mail, lui lo stampa, lo firma, lo scansiona e te lo invia.

Macchinoso, ma lineare, no?

Il contratto firmato e scansionato ha però un limite. La firma può essere ritenuta certamente valida se autenticata da un notaio. Diversamente è valida finché non disconosciuta dal titolare (fonte: diritto.it).

Per ovviare a ciò, il documento può essere firmato grafometricamente o elettronicamente.

La firma grafometrica

La firma grafometrica è una firma elettronica apposta con tratto autografo. Si basa sulla certificazione della titolarità della firma e sull’accesso esclusivo del firmatario alla firma medesima. La firma viene registrata dal dispositivo (solitamente un tablet) che registra pressione, inclinazione, velocità del tratto e altri parametri e li paragona con uno specimen di firma.

Una volta integrata in Arxivar Next, il documento non ha più necessità di essere stampato e firmato, ma soprattutto questa firma è assolutamente autentica.

Questo metodo è l’ideale se ho commerciali che girano dai clienti, facendo loro firmare le offerte, ma può risultare poco pratico qualora debba far firmare un cliente che non abbia un dispositivo idoneo, infatti non tutti i tablet soddisfano i requisiti per l’apposizione di una firma grafometrica valida.

Problemi comuni e soluzioni innovative nella trasformazione digitale

Durante il processo di trasformazione digitale, le aziende possono incontrare vari ostacoli. Alcuni dei più riscontrati includono la resistenza al cambiamento da parte del personale, l'inadeguatezza delle infrastrutture IT esistenti e l'insufficienza nella formazione al personale per affrontare le nuove tecnologie. Tuttavia, con strumenti come Arxivar Next, molte di queste sfide possono essere superate più agevolmente con un impegno pianificato nella transizione formativa.

Implementare moduli di formazione personalizzati può aiutare a mitigare la resistenza al cambiamento, consentendo al personale di familiarizzare con la nuova interfaccia in modo graduale e guidato. Inoltre, investire nell'aggiornamento tecnologico continuo assicura che l'infrastruttura IT sia sempre all'altezza delle sfide, permettendo un ambiente di lavoro più coeso e efficiente. Con queste pratiche innovative, il passaggio a un sistema più digitalizzato non solo ottimizza le operazioni ma contribuisce a una cultura aziendale proattiva e resiliente.

La firma elettronica remotizzata

In questo caso il documento viene inviato al firmatario e, grazie a un sistema di token, viene firmato in via esclusivamente elettronica. La comodità estrema di questo strumento è che il cliente non deve avere un sistema di firma grafometrica. Basta la sua mail.

Ricevuto il documento, lo firma e il il documento ritorna a te. Una volta controfirmato anche da te, va direttamente in Arxivar Next e in archiviazione sostitutiva.

In questo modo non solo non hai la "spada di damocle" del documento stampato, firmato e scansionato, ma hai la certezza di annegare la firma dei documenti in un flusso, assicurandoti così di avere tutta la documentazione debitamente firmata dai clienti, altrimenti il flusso non procede.

I vantaggi dell’Automazione Documentale

Il Business Process Management (BPM) rappresenta un approccio sistematico alla gestione e ottimizzazione dei processi aziendali per migliorarne efficienza, controllo e risultati. La digitalizzazione sta trasformando radicalmente questo settore, automatizzando flussi di lavoro, eliminando la dipendenza dalla carta e introducendo soluzioni intelligenti per la gestione dei dati. Questa evoluzione offre vantaggi significativi non solo dal punto di vista logistico, ma soprattutto sotto l'aspetto economico ed ecologico.

Arxivar: Vantaggi Economici

La digitalizzazione dei processi aziendali porta innanzitutto a una riduzione dei costi operativi. Attraverso software avanzati come Arxivar Next, le aziende possono automatizzare compiti ripetitivi, ridurre gli errori manuali e velocizzare l'elaborazione delle informazioni. Ad esempio, Arxivar Next permette di centralizzare la documentazione e automatizzare workflow come l'approvazione di fatture, abbattendo tempi di gestione e costi amministrativi.

Un caso concreto è rappresentato da un'azienda manifatturiera italiana che, implementando Arxivar Next, ha ridotto i tempi di approvazione delle fatture del 60% e risparmiato circa il 30% sui costi operativi annuali. Questo incremento di efficienza consente alle imprese di reinvestire le risorse in attività strategiche, accelerando così la crescita del business.

Benefici Ecologici di Arxivar

Uno dei maggiori vantaggi di questa trasformazione digitale è rappresentata dalla riduzione del consumo di carta, risorse fisiche oltre alla semplificazione dei flussi di lavoro. Secondo uno studio del World Economic Forum, la digitalizzazione dei processi può ridurre l'uso della carta fino all'80% nelle aziende. Questa transizione non solo preserva le risorse naturali, ma diminuisce anche i costi legati allo stoccaggio e alla logistica dei documenti cartacei.

Ad esempio, una società del settore bancario ha adottato soluzioni di archiviazione digitale, riducendo del 50% l'uso di carta e risparmiando oltre 10 tonnellate di CO2 all'anno. Inoltre, l'automatizzazione dei processi consente di ottimizzare il consumo energetico, favorendo la sostenibilità.

Soluzioni Pratiche e Best Practices

Per implementare efficacemente la digitalizzazione nei processi aziendali, le imprese possono adottare alcune soluzioni pratiche:

1. Adottare software di gestione documentale, come Arxivar Next, per automatizzare i workflow.
2. Formare il personale per un uso consapevole delle tecnologie digitali.
3. Monitorare i risultati tramite KPI specifici per valutare i miglioramenti economici e ambientali.

Best Practices per una transizione fluida e sostenibile includono:

• Avviare la digitalizzazione in fasi, partendo dai processi più critici.
• Promuovere una cultura aziendale orientata all'innovazione e alla sostenibilità.
• Valutare costantemente l'impatto ecologico ed economico delle soluzioni adottate.

In conclusione, la digitalizzazione del BPM offre alle aziende un'opportunità unica per migliorare l'efficienza operativa, ridurre i costi e contribuire attivamente alla sostenibilità ambientale, posizionandosi come protagonisti del cambiamento verso un futuro più digitale ed ecologico.