Il software documentale Arxivar funziona come un foglio presenze di excel, ma ha il vantaggio di essere collegato all'anagrafica dei dipendenti

Excel è il software aziendale per eccellenza. Tutti noi utilizziamo Excel per gestire i dati e le informazioni aziendali, dalla pianificazione delle attività alla gestione del budget. Per cui, se devi trovare un sistema ordinato di gestione delle presenze dei dipendenti, è naturale che pensi a un semplice foglio presenze di excel. 

Non serve che ti elenchiamo i vantaggi che la pianificazione delle presenze dei dipendenti in ufficio ha sul flusso di lavoro. Conoscere in anticipo la modalità di lavoro - in ufficio o in smart working - permette non solo alla direzione e ai responsabili di organizzare riunioni o attività, ma agevola anche la coordinazione del lavoro fra colleghi. Se poi i tuoi uffici hanno un numero di scrivanie limitate, l’organizzazione diventa fondamentale.

Creare manualmente un foglio presenze di excel, però, potrebbe non essere la scelta migliore. Soprattutto se sei un’azienda grossa con molti dipendenti. Ti spieghiamo perché.

Per prima cosa, il foglio presenze deve essere condivisibile con tutti per essere utile. Questo significa nessun controllo sull’inserimento dei dati e sulle modifiche del file excel. Oltre a inserire le proprie presenze, chiunque può modificare quelle altrui. Oppure, volendo, può anche modificare le presenze di un giorno già passato senza che nessuno se ne accorga.

Anche la creazione stessa del documento in excel risulta problematica. L'amministratore deve creare mese per mese un nuovo foglio presenze e, se deve aggiungere o modificare i dati dei dipendenti, deve farlo a mano. Un’occupazione scomoda e noiosa soprattutto in aziende con molti lavoratori. Inoltre, più dipendenti ci sono, tanto più è difficile muoversi all’interno del file per cercare le informazioni desiderate. Come puoi immaginare, questo, sommato a quanto detto sopra, rende il foglio presenze excel difficile da navigare e non completamente affidabile. Ecco perché il nostro team ha proposto a un’azienda cliente una soluzione per la gestione delle presenze utilizzando il software di gestione documentale Arxivar.

Gestione presenze con Arxivar

Il nostro team si è chiesto quali informazioni dovesse immagazzinare Arxivar e ha creato due classi documentali:

• la classe anagrafica dipendente contenente tutti i dati dei dipendenti (nome completo, username di ARXivar, divisione aziendale di appartenenza). Dal momento che le anagrafiche dipendenti possono variare nel tempo, ha un processo apposito che permette l’aggiunta di nuovi dipendenti (con relativa creazione di utente Arxivar automatica), la modifica dei reparti e l’eliminazione.
• la classe pianificazione, che ospita tutti gli inserimenti di dati fatti dai dipendenti stessi. 

Poi, ha creato l’interfaccia di inserimento presenze sfruttando le chiamate API di Arxivar. Arxivar crea automaticamente ogni mese i vari “fogli excel”, ora rappresentati tramite tabelle appositamente formattate. Ogni utente si autentica in Arxivar e inserisce in modo semplice e intuitivo la propria modalità di presenza per la giornata (intera giornata in presenza; mattino in presenza; pomeriggio in presenza; smart working). Può visualizzare anche le presenze degli altri dipendenti per pianificare al meglio il suo lavoro.

Su richiesta del cliente, il nostro team ha aggiunto anche dei controlli grafici sul numero massimo di presenze per reparto (i giorni che raggiungono il limite della capienza vengono evidenziati in rosso) e la possibilità di esportare tutti i dati filtrati in un file CSV per fare eventuali calcoli.

I vantaggi di utilizzare Arxivar

Con Arxivar è stato possibile gestire le presenze in modo completamente automatizzato eliminando tutti gli aspetti negativi presentati da un foglio presenze excel. Le presenze registrate da Arxivar sono dei veri e propri documenti aziendali che possono essere visualizzati tramite appositi filtri e facilitazioni, e che sono archiviati in modo sicuro da Arxivar. Ogni dipendente ha la propria utenze e può inserire e modificare solo le proprie presenze, per un giorno successivo a quello corrente.  

L’integrazione con le anagrafiche dei dipendenti ti permetterà di utilizzare Arxivar anche per altri flussi di lavoro. Un esempio? La programmazione delle ferie e dei permessi dei tuoi dipendenti. Contattaci se vuoi conoscere tutte le funzionalità di Arxivar!