La trasformazione digitale ha cambiato radicalmente il modo in cui le aziende gestiscono le informazioni. La conversione dei documenti cartacei in formato digitale rappresenta una delle tappe fondamentali per ottimizzare i processi aziendali, migliorare l'efficienza operativa e garantire una gestione sicura e accessibile dei dati. 

Questa transizione non solo riduce i costi associati all'archiviazione fisica, ma consente anche di rispettare normative sempre più stringenti in materia di protezione e tracciabilità dei dati.
A quale azienda non è capitato che un dipendente, suo malgrado, perdesse lo scontrino di una cena durante una trasferta? Oppure il biglietto del treno!

La gestione del flusso di richiesta dei rimborsi spesa avviene ancora tramite moduli e ricevute cartacei presso molte realtà, specialmente quelle meno strutturate e di dimensioni più piccole ma grazie ad Arxivar, software di gestione documentale questo flusso di lavoro diventa completamente automatizzato.

La carta non ti aiuta a gestire la tua azienda

La carta è un metodo di gestione che non può più essere considerato tale nel 2024. La carta, seppur ha il suo valore in alcuni casi, non è più un modo sicuro di conservare i documenti nel tempo. A maggior ragione se in aiuto arrivano strumenti, come Arxivar, che permettono di dematerializzare i documenti e averli sempre disponibili in totale sicurezza garantendo all’’azienda una soluzione definitiva per la digitalizzazione e un’efficienza amministrativa completa.

L’esigenza del reparto amministrativo delle aziende è quella di poter ricevere in modo digitalizzato – eliminando quindi l’uso della carta – i documenti necessari per il rimborso spese dei dipendenti, come: rimborsi chilometrici, pezze giustificative di trasferte che comprendono biglietti di viaggio, pranzi/cene, ecc.Pensa che bello. Basta una foto o una scansione al fatidico scontrino, alla fattura o al biglietto del treno e tutto viene conservato in un posto sicuro e accessibile a chi poi dovrà gestire il rimborso spese.
Inoltre, si manifesta la necessità di generare un flusso organico e organizzato delle informazioni raccolte dal dipendente e destinate all’amministrazione, nel modo più automatizzato possibile, per non incorrere in errori e/o dimenticanze.
Questo meccanismo permette anche il controllo dei documenti con approvazione/rifiuto tramite pochi clic all’interno dell’interfaccia comune e familiare a tutti i dipendenti dell’azienda, Arxivar.

Pensa che bello. Basta una foto o una scansione al fatidico scontrino, alla fattura o al biglietto del treno e tutto viene conservato in un posto sicuro e accessibile a chi poi dovrà gestire il rimborso spese.

Inoltre, si manifesta la necessità di generare un flusso organico e organizzato delle informazioni raccolte dal dipendente e destinate all’amministrazione, nel modo più automatizzato possibile, per non incorrere in errori e/o dimenticanze.

Questo meccanismo permette anche il controllo dei documenti con approvazione/rifiuto tramite pochi clic all’interno dell’interfaccia comune e familiare a tutti i dipendenti dell’azienda, Arxivar.

Cosa fa Arxivar per risolvere il caos dei rimborsi spesa

I dipendenti in trasferta non avranno più modo di perdere nulla con la dematerializzazione documentale o di arrivare in ritardo con le richieste! Con Arxivar, è possibile caricare i documenti e le informazioni ovunque si trovino e da qualsiasi dispositivo, anche un tablet o uno smartphone per una completa gestione dei rimborsi aziendali!

Ciascun dipendente avrà nella sua interfaccia una sezione dedicata ai documenti giustificativi, con maschere di compilazione chiare e semplici, grazie a campi di richiesta di dati essenziali come date, elementi del rimborso, tipologia di rimborso e importo del rimborso.

Sempre nella stessa interfaccia, il dipendente ha la possibilità di allegare le pezze giustificative necessarie, quali scontrini, ricevute, biglietti, ecc.

Al momento della creazione della richiesta di rimborso, il dipendente può salvare in bozza la maschera compilata allegando i documenti giorno per giorno, così da generare solo al termine della trasferta la richiesta di rimborso, segnalando con un semplice flag la conclusione.

A questo punto, in automatico, parte una notifica email al responsabile dell’amministrazione o chi è designato a riceverla. Il destinatario potrà vagliare la richiesta, approvarla o rifiutarla richiedendo modifiche.

Una volta approvata la richiesta di rimborso spese, si può procedere alla generazione di un pdf riepilogativo consultabile dall’amministrazione, per avere tutte le informazioni e i dati della richiesta in un unico file.

Come semplifica i processi Arxivar

I risultati ottenuti dall’adozione di un flusso di gestione delle richieste dei rimborsi spesa si concretizzano nell’ottimizzazione e nell’efficientamento del processo:

• eliminazione dei documenti cartacei grazie alla conversione dei documenti cartacei in digitali.
• tutte le informazioni e i documenti necessari sono raccolti in un unico ambiente digitale
• la gestione semi automatizzata del flusso di richiesta/accettazione dei rimborsi snellisce il processo

Arxivar permette di avere il pieno controllo di chi inserisce le informazioni e allega i documenti e può monitorare le tempistiche di inserimento.

Confronto tra Arxivar e altre piattaforme di gestione documentale

Caratteristiche distintive di Arxivar

Arxivar è una piattaforma avanzata per la gestione documentale e dei processi aziendali (BPM - Business Process Management). Tra le sue principali caratteristiche troviamo:

• Integrazione totale: Arxivar si integra facilmente con ERP, CRM e altri software aziendali già in uso, garantendo una continuità operativa senza soluzione di continuità.
• Gestione workflow: offre strumenti avanzati per creare, monitorare e automatizzare flussi di lavoro, migliorando la collaborazione interna.
• Sicurezza avanzata: include funzionalità di crittografia, backup automatico e tracciamento delle modifiche per garantire la protezione e la tracciabilità dei dati.  In un'era digitale in cui le minacce informatiche sono sempre più presenti, è fondamentale adottare misure efficaci per la protezione dei dati. Molte aziende stanno investendo in strumenti avanzati per garantire che le informazioni siano al sicuro. Una delle soluzioni più apprezzate è l'adozione di Arxivar per la gestione sicura dei dati aziendali(link a Arxivar LP), che offre un'architettura robusta per la protezione delle informazioni sensibili.
• Scalabilità: adatto sia per piccole e medie imprese che per grandi organizzazioni, grazie a una struttura modulare e personalizzabile.

Vantaggi di Arxivar

Personalizzazione: l'utente può configurare ogni aspetto della piattaforma in base alle proprie esigenze, senza necessità di interventi tecnici complessi. Noratech, partner Arxivar, rimane al fianco dell’azienda per una configurazione completamente custom.

Formazione e supporto: Arxivar offre un supporto clienti eccellente, con corsi di formazione dedicati e assistenza tecnica continua con un nostro operatore.

Gestione centralizzata: permette di gestire documenti e processi aziendali da un'unica piattaforma, riducendo la complessità operativa.

Limiti di Arxivar

Curva di apprendimento: le funzionalità avanzate possono richiedere un periodo di formazione per essere sfruttate appieno ma grazie alla nostra assistenza anche le funzioni avanzate saranno rese fruibili da chiunque.

Compatibilità con sistemi legacy: alcuni sistemi aziendali molto datati potrebbero necessitare di adattamenti specifici che potranno essere gestiti senza stress con un esperto di Noratech.

Arxivar: testimonianze e casi studio

Caso studio 1: Un’azienda manifatturiera italiana ha adottato Arxivar per digitalizzare i processi di gestione ordini. Grazie all’automazione dei workflow, ha ridotto i tempi di approvazione del 40% e i costi di stampa del 30%.

Caso studio 2: Una clinica privata ha utilizzato Arxivar per gestire le cartelle cliniche digitali. In un anno, ha migliorato l’efficienza operativa del 50%, garantendo al contempo la piena conformità al GDPR.

Testimonianza: “Grazie ad Arxivar, abbiamo eliminato completamente l’archivio cartaceo e integrato i documenti digitali con il nostro sistema ERP. Questo ha migliorato la collaborazione tra i team e ridotto i costi di gestione.” – Marco R., Responsabile IT di un’azienda logistica.

Le sfide della digitalizzazione nelle PMI

Per le piccole e medie imprese, la digitalizzazione è una sfida che richiede un'attenta pianificazione. Adottare soluzioni di gestione del work flow può aiutare a superare molti ostacoli, favorendo un'implementazione digitale più fluida. Arxivar è uno degli strumenti che può supportare le aziende in questa transizione. Ulteriori informazioni su come la digitalizzazione possa essere migliorata sono disponibili nella guida con strategie di successo per l'automazione dei processi.